GenioFlow: 28 Verwaltungs-Workflows als geführte Zustandsmaschinen.

2 Master-Workflows plus 26 Sub- und Standalone-Workflows

Klassische Verwaltungssoftware speichert Status als freies Textfeld oder Enum-Wert. Das Problem: Die Software verhindert nicht, dass Sie Schritt 4 vor Schritt 2 ausführen, einen Beschluss vor der ETV als „beschlossen" markieren, eine Mieterhöhung ohne Mietspiegel-Prüfung versenden oder eine Übergabe ohne Mieter-Signatur abschließen. Die Verantwortung liegt beim Verwalter — und damit das Fehlerrisiko.

GenioFlow modelliert jeden Prozess als endlichen Automaten: Zustand + erlaubte Übergänge + Bedingungen (Guards) + Side-Effects (Aktionen). Im Folgenden alle 28 aktuell produktiven Workflows mit Tiefen-Vergleichsseiten — gegliedert in Master, Welle-1-Pflichtprozesse, Welle-2-Mieter-Lifecycle, Personal-Workflows und Standalone.

Master-Workflows

Welle 1 — rechtsstarke Pflichtprozesse

Welle 2 — Mieter-Lifecycle

Personal — Arbeitsvertrags-Familie

Standalone und ETV-Master

Warum explizite Zustandsmaschinen statt freier Statusfelder?

Ein Beispiel aus der Mieterhöhung nach § 558 BGB: Der Verwalter möchte eine Erhöhung versenden, ohne den F+B-Mietspiegel zu prüfen. In klassischer Software würde er den Brief schreiben, versenden — und im Streitfall hätte er kein juristisch belastbares Begründungsmittel. In GenioFlow ist der Übergang nach „versandbereit" technisch gesperrt, solange nicht F+B-Mietspiegel, Kappungsgrenze und 15-Monats-Sperrfrist im grünen Bereich sind. Drei Guards, drei Schwellen — keine durchrutschen-Möglichkeit.

Ein zweites Beispiel aus dem Master-Workflow: Eine Wohnungsübergabe wird abgeschlossen, ohne dass der Sub-Workflow `kaution_rueckzahlung` automatisch gestartet würde. In klassischer Software müsste der Verwalter daran denken, die Kaution zurückzuzahlen — und unterliegt damit der Vergesslichkeit. In GenioFlow ist der Trigger über das Bindings-System (Migration M206) datengetrieben: Beim Event `child_completed:wohnungsuebergabe` im Master-Zustand `uebergabe_durchgefuehrt` startet automatisch der Kautions-Rückzahlungs-Sub. Vergessen ist technisch ausgeschlossen.

Letter-Drafts: der Brief schreibt sich von selbst

Beim Eintritt in einen brieflichen Workflow-State (z. B. Mieterhöhung_versandbereit, Kündigung_eingangsbestätigt, Mahnung_stufe_2_versendet) erzeugt die Engine automatisch einen Brief-Draft aus der konfigurierten juristischen Vorlage (siehe Mustervorlagen und Brief-Editor). Der Draft landet in der WorkflowDraftsInbox, gefüllt mit allen relevanten Workflow-Daten — Sie prüfen, editieren bei Bedarf, klicken auf „versenden". Die Workflow-Transition läuft erst nach erfolgreichem Versand-Receipt. So entsteht ein lückenloser Bogen von der Workflow-Logik zur rechtssicheren Brief-Kommunikation.

Audit-Trail: vollständige Nachvollziehbarkeit

Jeder Zustandsübergang wird in der Tabelle workflow_events protokolliert: Ausgangszustand, Zielzustand, Event-Name, Akteur (actor_type: `system` / `user` / `cron`), Zeitstempel und menschenlesbares Label. Diese Tabelle ist append-only — auch Administratoren können nichts nachträglich anpassen. Im Portal sehen Verwalter und Beiräte die vollständige Chronologie pro Workflow, Eigentümer haben rollenabhängig Read-only-Zugriff. Bei Master-Workflows zeigt die Zeitachsen-Visualisierung alle Sub-Workflows als horizontale Balken — 10-Sekunden-Überblick auf 10 Jahre Mietverhältnis.

Praktisches Beispiel: Im Streitfall mit einem Mieter über eine Mieterhöhung können Sie auf Knopfdruck nachweisen, dass die F+B-Mietspiegel-Abfrage am 15. März stattgefunden hat, die Kappungsgrenze 15 % (Mietkappungs-Gemeinde) eingehalten wurde, die 15-Monats-Sperrfrist seit der letzten Erhöhung im Januar 2024 abgelaufen war, und das Erhöhungsschreiben am 18. März per Pingen als Einschreiben mit Rückschein versandt wurde — komplett mit Zeitstempel und Akteur, ohne Lücke.