Der vollständige Zustandsraum
Sieben Zustände — der Workflow modelliert die Belegeinsicht und den Klärungs-Dialog explizit, weil beide in der Praxis Engpässe sind. Drei zentrale Guards sind technisch erzwungen: Magic-Link-Token gültig für review_starten, alle Fragen beantwortet für freigeben, alle Mieter haben Empfänger-Adresse für versenden:
Der Workflow erlaubt mehrere Pfade zur Freigabe — der Eigentümer kann direkt freigeben (Vertrauen), die Belege ansehen und freigeben, oder einen Fragen-Dialog führen und danach freigeben. Aus jedem dieser Zustände führt der gleiche Übergang nach freigegeben — die Engine prüft beim Übergang, dass alle offenen Fragen beantwortet sind.
Beispiel: Jahresabrechnung 2025 Lindenstraße 12 — Herr B. prüft
Die Verwaltung hat die NK-Abrechnung 2025 für das 8-Parteien-Haus Lindenstraße 12 erstellt: Gesamtkosten 47.200 € (Heizöl 14.500 €, Wasser 8.200 €, Hausmeister 6.800 €, Aufzug-Wartung 4.700 €, Versicherung 3.200 €, Müll 2.900 €, Strom Allgemein 1.900 €, Hausreinigung 2.100 €, Schornsteinfeger 1.400 €, Sonstiges 1.500 €). Eigentümer Herr B. soll prüfen und freigeben.
Der Ablauf vom Magic-Link bis zum Mieter-Versand:
Wichtig ist Schritt 17: Die acht Mieter erhalten jeweils nur ihre eigene Abrechnung mit ihrem Wohnungsanteil — DSGVO-konform, ohne Einsicht in andere Wohnungs-Beträge. Die Belegeinsicht im Portal zeigt nur Belege, die in die eigene Wohnungs-Abrechnung eingeflossen sind. Der Verteilerschlüssel ist sichtbar (Wohnfläche, Personenmonate je nach Position), aber die anderen Wohnungs-Beträge sind anonymisiert.
Technisch erzwungene Compliance
Drei Punkte sind in der NK-Abrechnung compliance-kritisch und werden vom Workflow erzwungen:
§ 259 BGB Belegeinsichts-Recht: Sowohl Eigentümer (vor Freigabe) als auch Mieter (nach Versand) haben Anspruch auf Einsicht in alle relevanten Belege. ImmoGenio realisiert das digital — der Magic-Link für den Eigentümer und der Portal-Button für den Mieter führen direkt zur PDF-Vorschau. Eine klassische Vor-Ort-Einsicht ist nicht ausgeschlossen, aber praktisch nie nötig. Der Audit-Trail dokumentiert jede Belegeinsicht — relevant, wenn später ein Streit über die Einsichts-Möglichkeit entsteht.
§ 556 Abs. 3 Frist-Schutz: Die NK-Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen, sonst sind Nachforderungen verwirkt. Der Workflow überwacht diese Frist — bei nahenden Ablauf alarmiert das System den Verwalter und beschleunigt den Eigentümer-Freigabe-Prozess durch automatische Erinnerungs-Mails alle 3 Tage. Hat der Eigentümer 7 Tage vor Ablauf der 12-Monats-Frist noch nicht freigegeben, schaltet der Workflow eine Eskalations-Stufe — der Verwalter kann eine vorläufige Freigabe nach Aktenlage erteilen, dokumentiert mit Begründung im Audit-Trail.
Korrektur-Trennung: Nach dem Versand an Mieter ist die Abrechnung rechtlich bindend — eine Korrektur läuft als separater Workflow, nicht als Rückweg im Freigabe-Workflow. Das schützt den Vertrauensschutz der Mieter (§ 556 Abs. 3): Eine bereits versendete Abrechnung gilt, eventuelle Korrekturen werden transparent als Korrektur kommuniziert. Der Workflow blockt den Pfad an_mieter_versendet → eigentuemer_review_pending technisch.