Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer Daten hat bei immoGenio oberste Priorität. Wir verarbeiten personenbezogene Daten streng nach den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortliche Stelle:
immoGenio GmbH
Am Park 10, 63075 Offenbach am Main, Deutschland
Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Olaf Mirel
Telefon: +49 69 870 097 76
E-Mail: info@immogenio.de

2. Datenerfassung in unserem Portal

• Hosting: Unsere API und Datenbanken werden auf zertifizierten Hochleistungsservern innerhalb der Europäischen Union gehostet (Standort: Hub Europe, unmittelbar an der deutsch-französischen Grenze). Betreiber ist dieContabo GmbH, ein deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in München, das höchste europäische Sicherheitsstandards und eine strikte Einhaltung der DSGVO garantiert.
• Registrierung: Wir erfassen Name, E-Mail und Bestandsdaten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Banking (EBICS/HBCI): Bei Nutzung der Bank-Synchronisation werden Transaktionsdaten abgerufen und ausschließlich zur automatisierten Buchführung verarbeitet — keine Weitergabe an Dritte.
• Server-Logs: IP-Adresse, Zeitstempel und aufgerufene Seiten werden nach 7 Tagen automatisch anonymisiert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Auftragsverarbeitung durch die Top Gear Brains EOOD

Zur Bereitstellung der Plattform nutzen wir die Infrastruktur-Dienste derTop Gear Brains EOOD, 19 „27th July" Str., 9000 Warna, Bulgarien. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern innerhalb der Europäischen Union (Standort: Hub Europe, Contabo GmbH) — es findetkeine Drittlandsübermittlung im Sinne der DSGVO statt. Ausgenommen sind allein die automatische Einordnung eingehender E-Mails und die Suche mit KI, wenn Sie sie einschalten (Abschnitt 4). Die Top Gear Brains EOOD ist ein EU-Unternehmen (Mitgliedstaat Bulgarien) und unterliegt vollumfänglich der DSGVO.

4. Einsatz von OCR und KI für die Belegerfassung

Für die automatische Belegerfassung (Foto-OCR mit Feld-Extraktion) nutzen wir einen spezialisierten Inferenz-Provider (Mistral Vision via API).

• Zweck: Automatisierte Datenextraktion aus Rechnungen — Lieferant, Betrag, IBAN, Datum, USt.
• Datenschutz: Ihre hochgeladenen Belege werden zur Verarbeitung an die Mistral AI SAS, Paris, gesendet. Eine Vereinbarung, nach der der Anbieter übermittelte Inhalte nicht speichert („Zero Data Retention"), besteht nicht: Mistral AI kann Ein- und Ausgaben nach seinen Bedingungen zeitlich begrenzt speichern, etwa zur Erkennung von Missbrauch. Zum Training von Modellen werden die Belege nichtverwendet: Diese Nutzung ist für unser Konto bei Mistral AI abgeschaltet. Grundlage der Verarbeitung ist das Data Processing Addendum von Mistral AI (Art. 28 DSGVO).
• Automatische Einordnung eingehender E-Mails (nur wenn eingeschaltet):Betreff, ein Auszug und die Domain der Absenderadresse von E-Mails, die nach dem Einschalten eingehen, werden an die OpenRouter, Inc. (USA) und von dort an das Modell „Jev" der TypeSafe AI, Inc. (USA) übermittelt. Namen, E-Mail-Adressen, Anschriften, Telefonnummern und Bankverbindungen werden vorher entfernt, soweit sie erkannt werden. Zurück kommen nur Einordnungen, keine Texte. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Einzelheiten regeln § 6 Abs. 4 und 5 der AGB.
• Suche mit KI (nur wenn eingeschaltet):Den Text, den Sie in die Suche des Portals (Strg+K) eingeben, übermitteln wir schon während der Eingabe unverändert an die OpenRouter, Inc. (USA) und von dort an das Modell „Jev" der TypeSafe AI, Inc. (USA) — ohne Angaben zu Ihrer Person oder zum Mandanten. Personenbezogene Daten werden dabei nicht entfernt: Enthält der Suchbegriff einen Namen oder eine Anschrift, wird dieser übermittelt. Zurück kommt nur eine Einordnung (gemeinte Handlung, Art des gesuchten oder anzulegenden Datensatzes, passende Seite, erfragte Kennzahl; beim Anlegen die Auswahl vorgegebener Werte wie Kategorie oder Dringlichkeit, die Sie vor dem Speichern prüfen), kein Text. Angefordert werden nur Verarbeitungswege, die Eingaben nach Angabe von OpenRouter weder speichern noch zum Training verwenden. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Einzelheiten regelt § 6 Abs. 6 der AGB.

5. Cookies und lokale Speicherung

Dieses Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher-Tokens:

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

„Meine Angaben" in der Vorlagen-App

Wer in der Vorlagen-App angemeldet ist, kann Absender (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse), Objekte (Anschrift, Bezeichnung der Wohnung, Name der WEG, Wohnfläche) und Mieter (Name, Anrede, Anschrift, zugeordnetes Objekt) unter „Meine Angaben" speichern, um sie mit einem Tipp in weitere Vorlagen zu übernehmen. Die Angaben liegen an Ihrem Zugang auf unseren Servern in der Europäischen Union und sind nur für Sie sichtbar. Sie löschen sie einzeln unter „Meine Angaben" oder zusammen mit Ihrem Konto unter „Konto" → „Konto löschen". Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion); für Angaben über andere Personen, etwa Ihre Mieter, gelten die Nutzungsbedingungen bzw. der Vertrag zur Auftragsverarbeitung der Vorlagen-App.

Reichweitenmessung in der Vorlagen-App

Um zu erfahren, welche Vorlagen genutzt werden und an welcher Stelle Besucher aufhören, zählen wir in der Vorlagen-App einzelne Schritte — ohne Cookies, ohne Speicher in Ihrem Browser und ohne Drittanbieter. Ihr Browser meldet an unseren eigenen Server (api.mirel.de), dass eine Vorlage geöffnet, das Ausfüllen begonnen, ein Download (PDF, Word) oder das Speichern angefordert und ein Dokument gespeichert wurde; dazu, welche Vorlage es war und woher Sie kamen — nur der Name der verweisenden Website oder die Kampagnenangabe eines Links. Ihre Eingaben selbst werden dabei nicht übertragen.

Für die Vorschau des Dokuments sendet die App Ihre Eingaben an unseren Server (api.immogenio.de), der das Schreiben daraus setzt und zurückgibt. Dabei wird nichts gespeichert — auch nicht ohne Anmeldung; gespeichert wird erst, wenn Sie das Dokument speichern oder herunterladen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion).

Unser Server leitet aus der Browserkennung ab, ob die App auf einem Mobilgerät oder am Computer genutzt wurde, und erhöht dann für jeden Vorgang einen Zähler des jeweiligen Tages. Gespeichert werden nur diese Tagessummen — keine IP-Adresse, keine Uhrzeit, keine Kennung und nichts, was einzelne Aufrufe miteinander oder mit Ihnen verbinden könnte. Ihre IP-Adresse hält der Server nur für einige Minuten im Arbeitsspeicher, um massenhafte automatisierte Meldungen abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser kostenloses Angebot anhand seiner tatsächlichen Nutzung zu verbessern. Da wir dafür auf Ihrem Gerät nichts speichern und keine dort gespeicherten Informationen abrufen, ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 TDDDG).

Widerspruch: Ist in Ihrem Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“ eingeschaltet, meldet die App nichts. Weil wir keine Daten speichern, die sich Ihnen zuordnen lassen, können wir einen Widerspruch nur über diese Browsereinstellung umsetzen (Art. 11 DSGVO).

6. Datenweitergabe und weitere Auftragsverarbeiter

Wir schließen mit allen Dienstleistern (Cloud-Provider, OCR-/KI-Schnittstellen, Bank-Service-Provider) entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Auf Anfrage stellen wir gewerblichen Kunden einen AVV zur Verfügung.

Push-Benachrichtigungen: Schalten Sie in der Schaden- oder Hausmeister-App Benachrichtigungen ein, speichern wir die Zustelladresse Ihres Geräts, die der Push-Dienst Ihres Browsers vergibt, und Ihren Browser-Kennzeichner. Die Benachrichtigungen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Push-Dienst (etwa Apple, Google, Mozilla) sieht nur Zustellangaben. Ausschalten können Sie jederzeit in der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts. SMS und Sprachanrufe im Notfall versenden wir über die seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, als Auftragsverarbeiter.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte uns gegenüber:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte aninfo@immogenio.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 DSGVO).

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes zu beschweren.

9. Datensicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen:

• Transportverschlüsselung: HTTPS/TLS für alle Verbindungen
• Zugangskontrolle: JWT-basierte Authentifizierung mit zeitlich begrenzten Tokens, optional 2FA per TOTP
• Datenbankzugriff: PostgreSQL mit rollenbasierter Zugriffskontrolle
• Mandantentrennung: Strikte Datentrennung zwischen Mandanten (Multi-Tenant-Architektur mit Row-Level-Security)
• Passwortschutz: Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert

10. WhatsApp-Kommunikation

Sofern Ihre Hausverwaltung die WhatsApp-Integration aktiviert hat, können Sie nach ausdrücklicher Einwilligung betriebsbezogene Mitteilungen (Schadens-Status, Termin-Erinnerungen, Mahnungen, Nebenkostenabrechnungen, ETV-Einladungen) per WhatsApp Business empfangen sowie selbst Nachrichten an Ihre Hausverwaltung senden.

• Zweck: Kommunikation zwischen Hausverwaltung und Mietern / Eigentümern
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Auftragsverarbeiter (WhatsApp): Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin, Irland — auf Basis des Meta-Business-Tools-DPA inkl. EU-Standardvertragsklauseln 2021
• Unter-Auftragsverarbeiter (KI-Bot): Anthropic, PBC, San Francisco, USA — auf Basis DPA inkl. EU-Standardvertragsklauseln 2021. Verarbeitet ausschließlich den Nachrichtentext, keine Stammdaten
• Speicherdauer: 5 Jahre nach letzter Aktivität (§ 257 HGB Geschäftsbrief); aktive Einwilligungen bis Widerruf; widerrufene Einwilligungen 3 Jahre (Verjährungs-Nachweis)
• Widerruf: jederzeit per WhatsApp-Antwort „STOP", per E-Mail an Ihre Hausverwaltung, telefonisch oder im Mieter-/Eigentümer-Portal

Die vollständige Verfahrensdokumentation finden Sie als Anhang zur Datenschutz- Dokumentation des Verantwortlichen (Ihre Hausverwaltung).

11. Mitteilungen aufs Telefon (Mieter- und Eigentümer-App)

In der Mieter- und der Eigentümer-App können Sie je Gerät Mitteilungen aufs Telefon einschalten (Web Push) — unter „Konto" bzw. „Profil" oder wenn die App Sie nach dem Absenden eines Anliegens danach fragt. Ohne Ihr Einschalten und die Erlaubnis in Ihrem Browser erhalten Sie keine Mitteilungen. Die App meldet dann zum Beispiel eine Antwort Ihrer Hausverwaltung auf ein Anliegen, eine neue Nebenkostenabrechnung oder ein Übergabeprotokoll zum Unterschreiben.

• Was wir speichern: die Adresse, unter der der Push-Dienst Ihres Browsers Ihr Gerät erreicht, zwei Schlüssel, mit denen jede Mitteilung nur für Ihr Gerät verschlüsselt wird, die Kennung Ihres Browsers (Name, Version und Betriebssystem, gekürzt auf 200 Zeichen), die Zeitpunkte von Einrichtung, letztem Abgleich und letzter Zustellung sowie die Mitteilungen selbst. Eine Mitteilung ist ein fester Satz, der nur den Anlass nennt — etwa „Neue Nachricht zu Ihrem Anliegen" —, nie Namen oder Beträge; dazu der Link auf die passende Seite der App.
• Zustellung: Zugestellt wird über den Push-Dienst des Herstellers Ihres Browsers bzw. Betriebssystems — Google (Chrome, Android), Apple (Safari, iPhone), Mozilla (Firefox) oder Microsoft (Edge, Windows); welcher Dienst das ist, bestimmt Ihr Browser. Diese Anbieter sitzen zum Teil in den USA. Den Inhalt der Mitteilung erhalten sie nur verschlüsselt und können ihn nicht lesen; sie verarbeiten die Adresse Ihres Geräts, Zeitpunkt und Größe der Mitteilung und halten sie höchstens 24 Stunden vor, falls Ihr Gerät nicht erreichbar ist.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie mit dem Einschalten und der Erlaubnis im Browser erteilen.
• Speicherdauer: Mitteilungen löschen wir 30 Tage nach ihrer Erstellung. Die Angaben zu Ihrem Gerät löschen wir, sobald Sie die Mitteilungen ausschalten, Ihr Konto löschen oder der Push-Dienst meldet, dass es sie nicht mehr gibt — spätestens, wenn Sie die App 60 Tage nicht geöffnet haben.
• Widerruf: jederzeit, indem Sie die Mitteilungen in der App unter „Konto" bzw. „Profil" ausschalten oder die Erlaubnis in den Einstellungen Ihres Browsers bzw. Telefons entziehen.

12. Newsletter

Unseren Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie sich dafür anmelden und die Anmeldung über den Link in der Bestätigungs-E-Mail abschließen (Double-Opt-In, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dazu verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung. Der Versand erfolgt über unseren eigenen Mailserver; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen — am einfachsten über den Abmeldelink am Ende jeder Ausgabe; Ihre Adresse wird dann nicht weiter für den Newsletter verwendet.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Änderungen der Rechtslage oder des Portals anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unterwww.immogenio.de/datenschutz abrufbar.