Dokumentenverwaltung Hausverwaltung GoBD

[01]Was drinsteckt

Der Umfang im Einzelnen

01

Mandantentrennung per Row-Level-Security: Kein versehentlicher Datenleak — technisch erzwungen, nicht nur konfiguriert.

02

ClamAV-Virenprüfung: Jeder Upload wird vor der Speicherung auf Schadprogramme gescannt.

03

RBAC: Feinabgestufte Rechte pro Dokumentenart und Rolle — Mieter, Eigentümer, Verwalter, Hausmeister.

04

Versionierung: Änderungen nachvollziehbar, Vorgängerversionen unveränderlich erhalten — GoBD-konform.

05

S3-kompatibles MinIO-Backend: DSGVO-konform, on-premise oder Managed — kein US-Cloud-Provider.

[02]Der Weg

Drei Schritte, einmal eingerichtet

Schritt 1

Dokument hochladen

Verträge, Abrechnungen, Protokolle und Belege hochladen. Automatisch auf Viren geprüft, mit kryptografischem Hash und Zeitstempel unveränderlich versiegelt.

Schritt 2

Zugriffsrechte setzen

Rollenbasierter Zugriff: Mieter sehen nur ihre Dokumente, Eigentümer ihre Objekte, Verwalter alles. Technisch durchgesetzt durch Row-Level-Security auf Datenbankebene.

Schritt 3

Dokument abrufen

Volltext-Suche über alle Dokumenten-Metadaten — nach Typ, Objekt, Datum oder Freitext. Abruf in Sekunden statt Minuten Sucharbeit in Ordnerstrukturen.

[04]Im Detail

Das größte Risiko in der Verwaltung: verstreute Dokumente

E-Mail-Anhänge in verschiedenen Postfächern, PDF-Ordner auf dem Laufwerk des Büro-PCs, Fotos in WhatsApp-Chats, Papierordner im Aktenschrank — das ist der typische Ist-Zustand vor immoGenio. Im Streitfall oder bei der Betriebsprüfung ist kein einziges Dokument innerhalb von 5 Minuten auffindbar. Das kostet Zeit und erzeugt Haftungsrisiken.

Row-Level-Security: Mandantentrennung auf Datenbankebene

immoGenio nutzt PostgreSQL-RLS mit aktiviertem FORCE-Flag: auch ein Datenbankadministrator mit direktem DB-Zugang sieht ohne explizite Mandanten-Rolle keine Dokumente fremder Mandanten. Das ist ein technischer Sicherheitsmechanismus — kein bloßes Konfigurationsversprechen. Für Betreiber von Immobilienverwaltungen mit mehreren Eigentümern ist das die entscheidende Compliance-Anforderung.

MinIO: europäische S3-kompatible Speicherinfrastruktur

Alle Dokumente werden in MinIO gespeichert — einer S3-kompatiblen Objektspeicher-Lösung, die on-premise oder auf europäischen Servern betrieben werden kann. Kein Dokument verlässt den DSGVO-Rechtsraum. MinIO unterstützt Bucket-Verschlüsselung (AES-256) und Versioning auf Objekt-Ebene.

[05]Häufige Fragen

Was zu dieser Funktion gefragt wird

Was bedeutet GoBD-konform bei der Dokumentenablage?

GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) schreibt vor, dass steuerlich relevante Dokumente unveränderlich, jederzeit lesbar und innerhalb von 10 Jahren abrufbar archiviert werden. immoGenio legt Originaldokumente mit kryptografischem Hash und Zeitstempel in MinIO ab — Löschung ist bis Ablauf der Aufbewahrungsfrist gesperrt.

Wie verhindert immoGenio, dass Mieter Dokumente anderer Mieter sehen?

Die gesamte Dokumenten-Cloud nutzt Row-Level-Security (RLS) auf Datenbankebene und Bucket-Isolation in MinIO. Ein Mieter kann technisch nur auf Dokumente zugreifen, die explizit seiner Einheit zugeordnet sind — nicht einmal Administratoren können diese Trennung per SQL-Abfrage umgehen.

Welche Dateitypen werden unterstützt?

PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG, TIFF und ZIP werden unterstützt. Jeder Upload wird vor der Speicherung durch ClamAV auf Schadprogramme geprüft — infizierte Dateien werden abgewiesen und protokolliert.

Können Dokumente mit Ablaufdatum versehen werden?

Ja. Mietverträge, Versicherungsscheine und Wartungsverträge können mit einem Ablaufdatum markiert werden. immoGenio erinnert den Verwalter automatisch 30 und 7 Tage vor Ablauf per Benachrichtigung.

Wie funktioniert die Versionierung?

Jede neue Version eines Dokuments wird als neue Datei gespeichert — die Vorgängerversion bleibt erhalten und ist mit Änderungszeitpunkt und ausführendem Nutzer abrufbar. Das entspricht den GoBD-Anforderungen an Unveränderlichkeit.

[06]Dazu gehört

Was direkt daran hängt

ComplianceBelegerfassung per FotoErfasste Belege landen als Original-PDF automatisch in der Cloud.ComplianceWohnungsübergabeSignierte Protokolle und E-Signatur-PDFs direkt im Objektakten-Ordner.ComplianceNK-Abrechnung nach DIN 580Jahresabrechnungen GoBD-konform revisionssicher für 10 Jahre abgelegt.

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Dokumentenverwaltung GoBD-konform: Jedes Dokument in 10 Sekunden — statt 8–15 Minuten suchen.