Für WEG und Vermieter im Rhein-Main-Gebiet
Die Hausverwaltung wechseln, ohne Lücke
Ein Wechsel scheitert selten am Willen und fast immer am Kalender. Diese Seite sagt Ihnen, welche Frist wann läuft und was Sie in welcher Reihenfolge tun.
Die eine Zahl
3 Wochen
Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung. Wer den Wechsel beschließen will, muss spätestens drei Wochen vorher einladen — und der Tagesordnungspunkt muss in der Einladung stehen.
[01]Der Fahrplan
Fünf Schritte, rückwärts gerechnet
Der Ankerpunkt ist die Versammlung. Alles davor richtet sich nach ihr, alles danach nach dem Beschluss.
Angebote einholen
Zwei bis drei Verwaltungen anfragen. Die Angebote müssen vergleichbar sein — gleiche Einheitenzahl, gleicher Leistungsumfang.
Beirat sichtet, Beschluss formulieren
Der Beschlusstext muss Verwalter, Laufzeit und Vergütung nennen. Ein unbestimmter Beschluss ist anfechtbar.
Einladung raus
Mit dem Tagesordnungspunkt „Bestellung des Verwalters" und den Angeboten als Anlage. Fehlt der Punkt, kann nicht beschlossen werden.
Beschluss fassen
Einfache Mehrheit genügt. Der Beschluss wird protokolliert und in die Beschlusssammlung aufgenommen.
Übergabe der Unterlagen
Konten, Belege, Verträge, Beschlusssammlung. Wir holen das ab und prüfen auf Vollständigkeit — hier entstehen die meisten späteren Probleme.
[02]Kündigen
Sie brauchen keinen Grund
Der verbreitetste Irrtum beim Thema Verwalterwechsel stammt aus der Zeit vor der WEG-Reform: Damals war eine Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich, und wer wechseln wollte, musste Verfehlungen belegen. Das gilt nicht mehr. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden — ohne Begründung, mit einfacher Mehrheit der Eigentümerversammlung.
Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eigentlich länger laufen sollte. Und weil § 26 Abs. 5 WEG Abweichungen ausschließt, hilft der alten Verwaltung auch keine anderslautende Klausel im Vertrag oder in der Gemeinschaftsordnung.
Zwei Punkte, die trotzdem oft übersehen werden: Die Bestellung ist ohnehin auf höchstens fünf Jahre begrenzt (bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf drei), und eine Wiederbestellung darf frühestens ein Jahr vor Ablauf beschlossen werden — § 26 Abs. 2 WEG. Wer den Termin verpasst, steht ohne Verwalter da. Es lohnt also, vor jeder Versammlung nachzusehen, wann die laufende Amtszeit endet.
Bei einem Mietobjekt ohne Eigentümergemeinschaft gilt das alles nicht: Dort ist die Verwaltung ein gewöhnlicher Dienstleistungsvertrag, und es zählt die vereinbarte Kündigungsfrist.
[03]Was wir übernehmen
Den Papierkram machen wir
Beschlussvorlage
Wir liefern den Text, der die Anforderungen erfüllt. Der Beirat prüft, die Gemeinschaft beschließt.
Übergabeprotokoll
Eine Liste, die abgehakt wird. Was fehlt, wird schriftlich nachgefordert — mit Frist.
Kontenumstellung
Neue Konten auf den Namen der Gemeinschaft, Lastschriften umgestellt, alte Konten geschlossen.
[04]Stolperstellen
Wo Wechsel typischerweise haken
Der alte Verwalter rückt nichts heraus
Er ist zur Herausgabe verpflichtet. Wir setzen die Frist schriftlich und dokumentieren, was fehlt — das ist die Grundlage für alles Weitere.
Die Abrechnung des Vorjahres fehlt noch
Sie bleibt Sache des alten Verwalters. Wir übernehmen sie auf Wunsch gegen Aufwand, sagen das aber vorher — nicht in der ersten Rechnung.
Der Beschluss ist zu unbestimmt
„Die Verwaltung wird gewechselt" genügt nicht. Name, Laufzeit und Vergütung gehören in den Beschlusstext.
Zwischen Beschluss und Start liegt zu wenig Zeit
Vier Wochen sind das Minimum. Wer zum Ersten des Folgemonats wechseln will, hat die Übergabe nicht geschafft.
[05]Auswahl
Eine neue Hausverwaltung finden
Wer wechselt, vergleicht meistens zwei bis drei Angebote — und stellt fest, dass sie sich kaum vergleichen lassen. Diese fünf Fragen machen sie vergleichbar:
- Ist die Jahresabrechnung im Honorar enthalten? Wird sie gesondert berechnet, kommt je Einheit jedes Jahr ein spürbarer Betrag hinzu.
- Sind Sondervergütungen der Höhe nach bestimmt? Ein Vertrag, der sie nur dem Grunde nach erwähnt, verschiebt die Preisverhandlung in die Zukunft.
- Liegt die Erlaubnis nach § 34c GewO vor, und ist die Verwaltung nach § 26a WEG zertifiziert? Beides lässt sich nachweisen — lassen Sie es sich zeigen.
- Wie weit ist es zum Objekt? Die Entfernung entscheidet, ob bei einem Wasserschaden jemand am selben Tag vor Ort ist oder in der nächsten Woche.
- Wann liegt die Jahresabrechnung vor? Wer sie erst kurz vor der Versammlung liefert, nimmt dem Beirat die Möglichkeit, sie zu prüfen.
Wo wir Mandate übernehmen
[06]Häufige Fragen
Fragen zum Wechsel
Kann man die Hausverwaltung einfach kündigen?
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft ja: Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden — ein wichtiger Grund ist seit der WEG-Reform nicht mehr nötig. Nötig ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Von diesen Regeln kann auch die Gemeinschaftsordnung nicht abweichen (§ 26 Abs. 5 WEG).
Was ist der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung?
Die Abberufung beendet das Amt des Verwalters, die Kündigung den Vertrag. Beschlossen wird in der Regel beides zusammen. Das Gesetz nimmt Ihnen die Trennung praktisch ab: Wird abberufen, endet der Vertrag spätestens sechs Monate später von selbst — auch dann, wenn er eigentlich länger laufen sollte.
Wie lange darf ein Verwalter überhaupt bestellt werden?
Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Wiederbestellung braucht einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Amtszeit gefasst werden darf. Läuft die Bestellung aus, ohne dass neu beschlossen wurde, steht die Gemeinschaft ohne Verwalter da.
Wie finde ich eine neue Hausverwaltung?
Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und achten Sie darauf, dass sie vergleichbar sind: gleiche Einheitenzahl, gleicher Leistungsumfang, und die Frage, ob die Jahresabrechnung im Honorar steckt. Prüfen Sie die Erlaubnis nach § 34c GewO und die Zertifizierung nach § 26a WEG. Und fragen Sie nach der Entfernung zum Objekt — sie entscheidet darüber, ob jemand bei einem Schaden am selben Tag vor Ort ist.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Rechnen Sie mit rund drei Monaten von den ersten Angeboten bis zum Start. Der Ankerpunkt ist die Eigentümerversammlung, für die eine Ladungsfrist von mindestens drei Wochen gilt (§ 24 Abs. 4 WEG). Zwischen Beschluss und Übernahme sollten mindestens vier Wochen liegen — sonst ist die Übergabe der Unterlagen nicht zu schaffen.
Was passiert, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?
Die Gemeinschaft hat einen Anspruch auf Herausgabe. Wir fordern fehlende Unterlagen schriftlich und mit Frist nach und dokumentieren, was fehlt — statt die Lücke stillschweigend zu übernehmen. Bleibt es dabei, ist das ein Fall für einen Fachanwalt; die Vorarbeit dafür liegt dann bereits vor.
Wann ist Ihre nächste Versammlung?
Sagen Sie uns den Termin, dann rechnen wir den Fahrplan rückwärts und sagen Ihnen, ob es noch reicht.
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