Der vollständige Zustandsraum
Der Wirtschaftsplan-Workflow modelliert acht explizite Zustände. Übergänge sind nur dort möglich, wo das Diagramm Pfeile zeigt — alles andere ist technisch gesperrt. Das Diagramm zeigt den erlaubten Pfad nach § 28 WEG inklusive der Sonderwege „vertagen“ und „zurückziehen“:
stateDiagram-v2
direction LR
[*] --> entwurf
entwurf --> intern_geprueft : pruefen
intern_geprueft --> vorgelegt : an_etv_legen
vorgelegt --> in_versammlung : etv_oeffnen
in_versammlung --> beschlossen : annehmen
in_versammlung --> abgelehnt : ablehnen
in_versammlung --> vertagt : vertagen
entwurf --> zurueckgezogen : zurueckziehen
vertagt --> intern_geprueft : ueberarbeiten
beschlossen --> [*]
abgelehnt --> [*]
zurueckgezogen --> [*]Jeder Übergang löst zusätzlich Side-Effects aus — der Übergang in den Terminal-Zustand „beschlossen“ beispielsweise triggert die Hausgeld-Sollstellung, das Archivieren des Beschluss-Dokuments und die SEPA-Mandats-Anpassung.
Beispiel: WEG „Lindenstraße 12“ mit 14 Einheiten
Damit der Workflow konkret wird, hier ein vollständiges Szenario aus der Praxis. Die WEG „Lindenstraße 12“ hat 14 Einheiten mit insgesamt 1.000/1.000 MEA. Der Verwalter erstellt für das Wirtschaftsjahr 2027 einen Plan mit folgenden Eckdaten:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gesamteinnahmen (Hausgeld + Zinsen) | 96.480 € |
| Bewirtschaftungskosten (Heizung, Strom, Wasser, Müll) | 38.200 € |
| Verwaltungskosten (Honorar, Versicherung, Bankgebühren) | 12.800 € |
| Instandhaltungs-Rücklagen-Zuführung | 24.000 € |
| Sonstiges | 21.480 € |
Sequenz im Portal:
sequenceDiagram
autonumber
participant V as Verwalter
participant S as ImmoGenio
participant B as Verwaltungsbeirat
participant E as Eigentümer (ETV)
participant H as Hausgeld-Modul
V->>S: Plan-Entwurf 2027 anlegen
S-->>V: Workflow startet im Zustand "entwurf"
V->>S: Aktion "pruefen" auslösen
S->>B: Lesezugriff + Kommentarfunktion freischalten
B-->>S: Freigabe-Vermerk
S-->>V: Zustand "intern_geprueft"
V->>S: ETV-Termin verknüpfen, "an_etv_legen"
Note over V,E: ETV-Tag: Tagesordnungspunkt 4
S->>S: "etv_oeffnen" beim Versammlungsstart
E->>S: Mehrheitsbeschluss erfassen
S->>S: Aktion "annehmen" → "beschlossen"
S->>H: Hausgeld-Sollstellungen je Eigentümer berechnen
H-->>E: SEPA-Mandate auf neue Beträge umstellen
S->>S: Beschluss-PDF im Archiv ablegen (§ 18 WEG)Der gesamte Vorgang ist vollständig im Audit-Trail dokumentiert: vom ersten Speichern des Entwurfs bis zur letzten SEPA-Mandats-Anpassung. Im Streitfall mit einem Eigentümer können Sie auf Knopfdruck nachweisen, dass der Plan in der ETV mit der gesetzlich erforderlichen Mehrheit beschlossen wurde — inklusive Datum, Uhrzeit und Versammlungsleiter.
Warum nicht einfach Excel und Word?
Klassische WEG-Verwalter arbeiten mit Excel-Vorlagen für den Wirtschaftsplan, Word-Dokumenten für das Beschlussprotokoll und einem manuellen Anlegen der neuen Sollstellungen in der Buchhaltungssoftware. Der Mehraufwand ist erheblich — vor allem aber: die einzelnen Schritte sind nicht miteinander verknüpft. Nichts verhindert, dass der Verwalter vergisst, die SEPA-Mandate anzupassen oder den Beschluss in die Beschluss-Sammlung einzutragen.
GenioFlow erzwingt die Reihenfolge technisch. Der Übergang in „beschlossen“ kann nur erfolgen, wenn der Plan zuvor in einer ETV vorgelegt wurde. Die Hausgeld-Anpassung läuft als Side-Effect des Übergangs — sie kann nicht „vergessen“ werden. Die Beschluss-Archivierung passiert ebenfalls automatisch und unveränderlich.