Magic-Link statt Passwort: warum diese Architektur
Klassische Eigentümerportale leiden unter einer paradoxen Hürde: Eigentümer loggen sich nur zwei- oder dreimal pro Jahr ein (zur ETV-Vorbereitung, zur Jahresabrechnung-Prüfung). Bei dieser geringen Frequenz vergessen sie Passwörter, die Reset-Mails landen im Spam-Ordner, sie rufen den Verwalter an. Der Aufwand für die Pflege der Login-Daten übersteigt den Nutzen des Portals.
ImmoGenio setzt deshalb auf Magic-Link als primäres Login-Verfahren: Der Eigentümer gibt seine E-Mail ein, erhält einen Link mit kryptografisch gesichertem Einmal-Token (32 Byte CSPRNG, 15 Minuten Lebensdauer, einmalig gültig), klickt darauf — und ist eingeloggt. Kein Passwort, kein Reset, kein Frust. Für sensible Aktionen (z. B. Stammdaten ändern, Sonder-Freigaben genehmigen) kann zusätzlich ein 2-Faktor-Code per TOTP angefordert werden — pro Tenant konfigurierbar.
Drei Datenebenen, drei Sichten
Das Eigentümerportal aggregiert Daten aus drei Ebenen: Individuelle Daten des Eigentümers (eigene Hausgeld-Sollstellungen, eigene MEA-anteiligen Werte aus der Jahresabrechnung). WEG-Daten, die alle Eigentümer betreffen (Wirtschaftspläne, Beschlüsse, ETV-Protokolle). Mandanten-Daten, die der Verwaltung gehören (Verwaltungs-Vertrag, Honorar-Abrechnung — diese sind nur für Verwaltungsbeiräte einsehbar). Strikte Row-Level Security stellt sicher, dass jeder Eigentümer nur die Daten sieht, die für ihn bestimmt sind.
Bei Eigentümern, die in mehreren WEGs Wohnungen haben (typisch bei Bestandshaltern oder Investoren), führt ImmoGenio eine zusammengeführte Sicht: Das Portal listet alle Beteiligungen, der Eigentümer wechselt zwischen den WEGs per Drop-down. Hausgeld-Summen werden über alle Beteiligungen aggregiert für eine Cashflow-Übersicht — gerade für Investoren ein wertvolles Feature.
Sonder-Freigaben: wenn ein Beschluss außerhalb der ETV nötig ist
Manchmal eilt ein Beschluss — z. B. eine kurzfristige Notmaßnahme bei einem Wasserschaden, der die nächste ETV nicht abwarten kann. Das WEG-Recht kennt dafür den Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG: Die Eigentümer fassen den Beschluss schriftlich oder elektronisch ohne physische Versammlung. ImmoGenio implementiert das mit einem Magic-Link-Workflow.
Beim Anlegen eines Umlaufbeschlusses durch den Verwalter wird automatisch eine E-Mail an alle Eigentümer versendet — mit dem Beschluss-Wortlaut, der Begründung, der angesetzten Frist und zwei Buttons: „Freigeben" und „Ablehnen". Der Klick auf einen der Buttons löst eine kryptografisch gesicherte Aktion aus — ohne Login. Das Abstimmungs-Ergebnis wird in Echtzeit aggregiert; sobald die nach § 23 Abs. 3 WEG erforderliche Mehrheit erreicht ist (typisch: alle Eigentümer einstimmig), wird der Beschluss gefasst und in den Beschluss-Sammlung-Workflow überführt — vollständig dokumentiert mit Zeitstempel und IP-Adresse jeder Stimmabgabe.