Für Verwaltungsbeiräte
Sie haften mit. Also prüfen Sie richtig.
Der Beirat ist ehrenamtlich, aber nicht folgenlos. Diese Seite sagt, was zu Ihren Aufgaben gehört, was nicht, und woran eine Belegprüfung in der Praxis scheitert.
[01]Abgrenzung
Was Ihre Aufgabe ist — und was nicht
Ihre Aufgabe
- Die Verwaltung unterstützen und überwachen
- Wirtschaftsplan und Abrechnung prüfen, bevor die Gemeinschaft beschließt
- Eine Stellungnahme abgeben
- Die Versammlung mit vorbereiten
- Bei größeren Aufträgen mitzeichnen, wenn die Gemeinschaft das beschlossen hat
Nicht Ihre Aufgabe
- Selbst verwalten oder Handwerker beauftragen
- Rechnungen freigeben, die nicht beschlossen sind
- Die Verwaltung ersetzen, wenn sie nicht liefert
- Konflikte zwischen Eigentümern schlichten
- Rechtsberatung geben — auch nicht „unter Nachbarn"
Zur HaftungDer Beirat haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Eine Gemeinschaft kann die Haftung per Beschluss auf Vorsatz begrenzen — und sollte eine Vermögensschaden-Haftpflicht abschließen. Fragen Sie danach, bevor Sie das Amt annehmen.
[02]Belegprüfung
Sechs Stellen, an denen Sie hinsehen sollten
01
Kontenanfangs- und Endstand
Stimmt der Anfangsbestand mit dem Endbestand des Vorjahres überein? Wenn nicht, aufhören und nachfragen.
02
Verteilerschlüssel
Entspricht jeder Schlüssel der Teilungserklärung oder einem Beschluss? Abweichungen machen die Abrechnung angreifbar.
03
Instandhaltungsrücklage
Zuführung, Entnahme, Bestand — getrennt ausgewiesen. Eine Entnahme braucht einen Beschluss.
04
Große Einzelposten
Alles über tausend Euro im Original ansehen. Auftrag, Rechnung und Zahlung müssen zusammenpassen.
05
Heizkosten
Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent. Außerhalb dieser Grenzen kann jeder Eigentümer kürzen.
06
Rückstände
Wer schuldet was, und was wurde dagegen unternommen? Untätigkeit über Jahre ist ein Warnzeichen.
[03]Häufige Fragen
Fragen zum Verwaltungsbeirat
Muss eine Eigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat bestellen?
Nein. § 29 Abs. 1 WEG erlaubt die Bestellung, er schreibt sie nicht vor. Eine Gemeinschaft ohne Beirat ist nicht handlungsunfähig — sie verzichtet lediglich auf ein internes Kontrollorgan. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit nach § 25 Abs. 1 WEG; wählbar sind ausschließlich Wohnungseigentümer. Nießbraucher, Mieter oder Angehörige ohne Eigentum sind nicht bestellungsfähig, auch nicht durch Vereinbarung.
Wie viele Mitglieder muss ein Verwaltungsbeirat haben?
So viele, wie die Gemeinschaft beschließt. Die früher übliche Dreierbesetzung ist Tradition, nicht Gesetz: Mit der WEG-Reform 2020 ist jede Vorgabe zur Mitgliederzahl entfallen. Ein Beirat aus einer einzigen Person ist zulässig, auch in einer großen Gemeinschaft. Werden mehrere Mitglieder bestellt, muss ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden, weil § 24 Abs. 6 WEG und § 9b Abs. 2 WEG diesem Amt eigene Funktionen zuweisen — die Unterzeichnung der Niederschrift und die Vertretung der Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter. Ohne diese Festlegung sind beide Aufgaben formal blockiert.
Haftet ein Beirat persönlich für Fehler?
Wer unentgeltlich tätig ist, haftet nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Hürde ist hoch: Wer eine Abrechnung prüft, eine Position für plausibel hält und später erfährt, dass dort ein Fehler verborgen war, handelt regelmäßig nicht grob fahrlässig. Wer Belege gar nicht ansieht, obwohl ihm Unregelmäßigkeiten bekannt waren, kann den Maßstab erreichen. Wichtig ist die Kehrseite: Erhält der Beirat eine Vergütung, entfällt die Privilegierung und es gilt der Maßstab der einfachen Fahrlässigkeit. Schon eine pauschale Aufwandsentschädigung kann als Vergütung gewertet werden — der sichere Weg ist ein Beschluss, der ausdrücklich nur konkrete Auslagen ersetzt.
Darf der Beirat selbst Handwerker beauftragen?
Nein, und das ist der gefährlichste Irrtum im Beiratsalltag. Der Beirat hat keine eigene Entscheidungsbefugnis und keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter. Ein eigenmächtig erteilter Auftrag ist schwebend unwirksam, weil der Beirat als Vertreter ohne Vertretungsmacht gehandelt hat; genehmigt die Gemeinschaft ihn nicht nachträglich durch Beschluss, haftet das Beiratsmitglied dem Handwerker persönlich aus § 179 BGB. Auch für Eilfälle gilt das: Die Notgeschäftsführung nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG steht dem Verwalter zu, nicht dem Beirat. Zulässig sind Einzelbefugnisse durch konkreten Beschluss, der Gegenstand, Umfang und Grenzen bezeichnet — pauschale Generalvollmachten sind anfechtbar.
Muss der Beirat die Jahresabrechnung prüfen?
Die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung ist nach § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG als Soll-Vorschrift formuliert: Der Beirat soll prüfen, er muss nicht. Unterbleibt die Prüfung, ist der Beschluss über die Vor- und Nachschüsse trotzdem wirksam und allein deswegen nicht anfechtbar. Folgenlos ist es aber nicht — entsteht durch die unterlassene Prüfung ein konkreter Schaden, kann die Gemeinschaft Ersatzansprüche prüfen. Anders liegt der Fall, wenn die Verwaltung die Unterlagen nicht oder zu spät liefert: Dann ist das eine Pflichtverletzung der Verwaltung, und die Beschlussfassung selbst kann gefährdet sein, weil den Eigentümern die Entscheidungsgrundlage fehlt.
Wie lange läuft die Amtszeit, und wie endet sie?
§ 29 WEG kennt keine Höchstdauer. Nennt der Bestellungsbeschluss keine Amtszeit, ist die Bestellung unbefristet — in der Praxis empfiehlt sich eine Befristung auf zwei bis drei Jahre mit der Möglichkeit zur Wiederwahl, damit ein inaktives Gremium nicht dauerhaft im Amt bleibt. Die Gemeinschaft kann den Beirat jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen; ein wichtiger Grund ist dafür nicht erforderlich. Umgekehrt kann ein Beiratsmitglied sein Amt jederzeit niederlegen, ohne Frist, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt.
Wo wir Gemeinschaften betreuen
Ihre Gemeinschaft denkt über einen Wechsel nach?
Wir sagen Ihnen, was der Beirat vorbereiten muss, bevor die Gemeinschaft entscheidet — auch dann, wenn Sie sich am Ende für jemand anderen entscheiden.
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