Der Protokoll-Versand-Wizard im Detail
Klassisch wird das Protokoll einer Eigentümerversammlung am Tag nach der ETV angefertigt, vom Versammlungsleiter unterzeichnet, ausgedruckt, in Briefumschläge gesteckt, frankiert und zur Post gebracht — bei einer 30-Eigentümer-WEG ein halber Arbeitstag, der gerne mal verschoben wird, wenn andere Themen drängen. Die Folge: Protokolle gehen erst Wochen nach der ETV zu, die Anfechtungsfrist nach § 45 WEG ist schwer zu kontrollieren, und einzelne Eigentümer beschweren sich über Verzögerungen.
ImmoGenio kürzt diesen Prozess auf 15 Minuten ab. Der 4-stufige Versand-Wizard:
- PDF-Generierung: Aus den Beschluss-Workflows wird das Protokoll mit Beschluss-Texten, Abstimmungsergebnissen, Tagesordnung, Anwesenheits-Liste, Anlagen automatisch zusammengefügt.
- Empfänger-Liste: Pro Eigentümer wird der präferierte Versandweg geprüft — E-Mail bei vorhandener Adresse mit Lesebestätigung, andernfalls physischer Pingen-Brief.
- Live-Briefvorschau: In einem iframe sehen Sie, wie der Brief beim Eigentümer ankommt — mit Briefkopf, Seiten-Layout, eventueller Rückseite. Letzte Korrekturen sind möglich, bevor versendet wird.
- Versand mit Tracking: E-Mail wird mit Lesebestätigung versendet — Pingen / LetterXpress liefert eine Tracking-URL pro Brief, die im Audit-Trail abgelegt wird. Auslieferungsdatum wird automatisch erfasst.
Pingen vs. LetterXpress: was unterscheidet die beiden?
Beide Anbieter ermöglichen den hybriden Brief-Versand: ein digitaler Auftrag wird in ein physisches Schreiben umgesetzt, das per Post zugestellt wird. Der praktische Unterschied liegt in Lokalisierung, Preis und Tracking-Granularität. Pingen ist Schweizer Anbieter mit guter Anbindung an Deutsche Post — präziseres Tracking, höherer Preis (typisch 1,20–1,80 € pro Standardbrief), digitale Briefvorschau hochwertiger. LetterXpress ist deutscher Anbieter mit niedrigerem Preis (typisch 0,90–1,40 €) und solidem Tracking — geeigneter für hohes Versand-Volumen.
ImmoGenio unterstützt beide — die Auswahl erfolgt im Tenant-Setup, einzelne Mandate können einen anderen Anbieter konfigurieren. Im Audit-Trail wird der genutzte Anbieter, der Sendungs-Identifier und die Tracking-URL festgehalten. Bei Streitfällen über die Zustellung haben Sie damit einen vollständigen Nachweis.
Der ETV-Workflow im großen Bild
Eine ETV ist mehr als ein Termin — sie ist ein Workflow, der mit der Einladung beginnt und mit dem Protokoll-Versand endet. ImmoGenio bildet diesen Workflow als ETV-Lebenszyklus ab: geplant → eingeladen → laufend → abgeschlossen → protokolliert. Jeder Übergang triggert Side-Effects: die Einladung versendet die Briefe, der Versammlungsstart öffnet die einzelnen Beschluss-Workflows und den Wirtschaftsplan, der Versammlungsabschluss schließt diese Workflows mit dem Beschluss-Ergebnis, der Protokoll-Versand löst die Anfechtungsfristen aus.