Eigentümerversammlung & Protokoll-Versand-Wizard

Eigentümerversammlung digital — vom Einladungsbrief bis zum Protokoll-Versand.

Die Eigentümerversammlung ist das Herzstück jeder WEG-Verwaltung — und gleichzeitig der größte administrative Aufwand. immoGenio bildet den vollständigen Prozess digital ab: Einladung mit Tagesordnung und 3-Wochen-Frist nach § 24 WEG, Anwesenheits-Erfassung mit Live-MEA-Stimmenzählung, Beschluss-Abstimmungen mit Sofort-Mehrheits-Prüfung, und schließlich der 4-stufige Protokoll-Versand-Wizard mit Pingen-Brief für rechtssichere Zustellung.

Der Umfang im Einzelnen

§ 24 WEG-Einladungsfrist (3 Wochen) automatisch geprüft — kurzfristigere Termine werden vom System abgelehnt.

Tagesordnung mit Beschluss-Vorschlägen aus dem GenioFlow-Workflow — keine doppelte Pflege.

Anwesenheits-Tracking mit MEA-Stimmen und Vollmachten — Live-Quorum-Anzeige während der Versammlung.

Beschluss-Abstimmungen mit Sofort-Mehrheit-Berechnung — Beschluss-Workflows starten automatisch.

4-stufiger Protokoll-Versand-Wizard: PDF-Generierung, Empfänger-Liste, Live-Briefvorschau, Versand.

Pingen / LetterXpress als physischer DIN-5008-Brief mit Tracking-URL — rechtssicher zustellbar.

Drei Schritte, einmal eingerichtet

Schritt 1

Einladung mit Tagesordnung

Tagesordnungspunkte aus offenen Beschluss-Vorschlägen aufnehmen, Einladung 3 Wochen vorher per E-Mail oder Pingen-Brief versenden.

Schritt 2

Versammlung leiten

Anwesenheit erfassen, MEA-Stimmen ergeben sich automatisch, Beschluss-Abstimmungen mit Live-Mehrheits-Berechnung.

Schritt 3

Protokoll und Versand-Wizard

Protokoll signieren, 4-stufiger Wizard für E-Mail oder physischen Brief — Tracking-URL pro Sendung.

Der Protokoll-Versand-Wizard im Detail

Klassisch wird das Protokoll einer Eigentümerversammlung am Tag nach der ETV angefertigt, vom Versammlungsleiter unterzeichnet, ausgedruckt, in Briefumschläge gesteckt, frankiert und zur Post gebracht — bei einer 30-Eigentümer-WEG ein halber Arbeitstag, der gerne mal verschoben wird, wenn andere Themen drängen. Die Folge: Protokolle gehen erst Wochen nach der ETV zu, die Anfechtungsfrist nach § 45 WEG ist schwer zu kontrollieren, und einzelne Eigentümer beschweren sich über Verzögerungen.

immoGenio kürzt diesen Prozess auf 15 Minuten ab. Der 4-stufige Versand-Wizard:

PDF-Generierung: Aus den Beschluss-Workflows wird das Protokoll mit Beschluss-Texten, Abstimmungsergebnissen, Tagesordnung, Anwesenheits-Liste, Anlagen automatisch zusammengefügt.
Empfänger-Liste: Pro Eigentümer wird der präferierte Versandweg geprüft — E-Mail bei vorhandener Adresse mit Lesebestätigung, andernfalls physischer Pingen-Brief.
Live-Briefvorschau: In einem iframe sehen Sie, wie der Brief beim Eigentümer ankommt — mit Briefkopf, Seiten-Layout, eventueller Rückseite. Letzte Korrekturen sind möglich, bevor versendet wird.
Versand mit Tracking: E-Mail wird mit Lesebestätigung versendet — Pingen / LetterXpress liefert eine Tracking-URL pro Brief, die im Audit-Trail abgelegt wird. Auslieferungsdatum wird automatisch erfasst.

Pingen vs. LetterXpress: was unterscheidet die beiden?

Beide Anbieter ermöglichen den hybriden Brief-Versand: ein digitaler Auftrag wird in ein physisches Schreiben umgesetzt, das per Post zugestellt wird. Der praktische Unterschied liegt in Lokalisierung, Preis und Tracking-Granularität. Pingen ist Schweizer Anbieter mit guter Anbindung an Deutsche Post — präziseres Tracking, höherer Preis (typisch 1,20–1,80 € pro Standardbrief), digitale Briefvorschau hochwertiger. LetterXpress ist deutscher Anbieter mit niedrigerem Preis (typisch 0,90–1,40 €) und solidem Tracking — geeigneter für hohes Versand-Volumen.

immoGenio unterstützt beide — die Auswahl erfolgt im Tenant-Setup, einzelne Mandate können einen anderen Anbieter konfigurieren. Im Audit-Trail wird der genutzte Anbieter, der Sendungs-Identifier und die Tracking-URL festgehalten. Bei Streitfällen über die Zustellung haben Sie damit einen vollständigen Nachweis.

Der ETV-Workflow im großen Bild

Eine ETV ist mehr als ein Termin — sie ist ein Workflow, der mit der Einladung beginnt und mit dem Protokoll-Versand endet. immoGenio bildet diesen Workflow als ETV-Lebenszyklus ab: geplant → eingeladen → laufend → abgeschlossen → protokolliert. Jeder Übergang triggert Side-Effects: die Einladung versendet die Briefe, der Versammlungsstart öffnet die einzelnen Beschluss-Workflows und den Wirtschaftsplan, der Versammlungsabschluss schließt diese Workflows mit dem Beschluss-Ergebnis, der Protokoll-Versand löst die Anfechtungsfristen aus.

Was zu dieser Funktion gefragt wird

Welche Fristen gelten für die Einberufung einer ETV?

Nach § 24 Abs. 4 WEG muss zur Eigentümerversammlung mindestens drei Wochen vorher schriftlich eingeladen werden. Die Einladung muss Tagesordnung, Ort und Termin enthalten. immoGenio prüft die Frist automatisch — eine kurzfristigere Einladung wird vom System abgelehnt. Bei Eilversammlungen kann die Frist abgekürzt werden, sofern alle Eigentümer zustimmen — dies dokumentiert immoGenio im Audit-Trail.

Was unterscheidet den Protokoll-Versand-Wizard von einer normalen E-Mail?

Der Protokoll-Versand-Wizard ist ein 4-stufiger Prozess: (1) Protokoll als PDF generieren mit allen Beschluss-Texten, Abstimmungsergebnissen und Anlagen. (2) Empfänger-Liste pro Eigentümer erstellen — mit präferiertem Versandweg (E-Mail oder physischer Brief). (3) Live-Briefvorschau im iframe für jeden Eigentümer einzeln — finale Kontrolle vor Versand. (4) Versand per E-Mail mit Lesebestätigung ODER per Pingen bzw. LetterXpress als physischer DIN-5008-Brief mit Tracking. Beim physischen Brief erhalten Sie eine Tracking-URL pro Sendung.

Wann ist ein physischer Brief besser als E-Mail?

Drei Konstellationen bevorzugen den physischen Brief: (1) Eigentümer ohne E-Mail-Adresse oder mit ungeprüfter E-Mail (typisch ältere Eigentümer). (2) Streitige WEG-Mandate, in denen der Zustellnachweis später relevant werden könnte — das Pingen-Tracking liefert ein DIN-5008-konformes Auslieferungsdatum. (3) Beschluss-Anfechtungs-Risiken — die zuverlässige Zustellung ist Voraussetzung für die 30-Tage-Anfechtungsfrist nach § 45 WEG. Im Mischbetrieb können beide Versandwege parallel genutzt werden — pro Eigentümer individuell konfiguriert.

Wie wird die Anwesenheit in der ETV erfasst?

Beim Versammlungs-Start wird in immoGenio eine Anwesenheits-Liste angezeigt — alle Eigentümer mit MEA und Stimmrecht. Per Klick wird die persönliche Anwesenheit, die Vertretung durch eine Vollmacht (mit Verweis auf das hochgeladene Vollmacht-PDF) oder die Abwesenheit erfasst. Stimm-Anteile werden automatisch berechnet — Beschluss-Quoren und Mehrheiten werden in Echtzeit angezeigt. Eine schriftliche Stimmabgabe per Briefwahl-Vollmacht (§ 23 Abs. 3 WEG) wird ebenfalls unterstützt.

Was passiert mit dem Protokoll nach der Versammlung?

Nach der Versammlung wird das Protokoll vom Versammlungsleiter und einem Eigentümer (oder Verwaltungsbeirat) unterzeichnet — digital per E-Signatur oder analog mit Scan-Upload. Mit der Unterzeichnung wechselt der ETV-Workflow in den Zustand „protokolliert" — der Protokoll-Versand-Wizard wird automatisch geöffnet. Beschluss-Workflows der einzelnen Beschlüsse starten ihre 30-tägige Anfechtungsfrist nach § 45 WEG. Das Protokoll wird unveränderlich in der Beschluss-Sammlung nach § 18 WEG archiviert.