— GenioFlow · Master-Workflow

Master-Workflow ETV: 11 Stufen vom Einladungsentwurf bis zur Bestandskraft.

Die Eigentümerversammlung ist der dichteste Compliance-Moment der WEG-Verwaltung. § 24 WEG verlangt drei Wochen Einladungsfrist, § 45 WEG einen Monat Anfechtungsfrist — und dazwischen passieren Beschlüsse, die juristisch jahrelang nachhallen. ImmoGenio bildet die ETV als 11-State-Master-Workflow ab. Fristen sind technisch erzwungen, Beschlüsse laufen automatisch als Sub-Workflows weiter, der Protokoll-Versand per Magic-Link-Portal ist auditierbar.

6–8 Std Versammlungs-Nachbereitung mit Word, Outlook und Excel 90 Min Protokoll-Freigabe, Versand und Fristen-Tracking automatisch
  • 11-State-Master-Workflow: planung → einladung_versendet → einladungsfrist_aktiv → durchfuehrung_in_arbeit → durchgefuehrt → protokoll_in_erstellung → protokoll_freigegeben_vorstand → protokoll_versendet → anfechtungsfrist_aktiv → bestandskraeftig → abgeschlossen.
  • § 24 WEG technisch erzwungen: 3-Wochen-Einladungsfrist als Guard, ETV kann nicht vor Fristablauf eröffnet werden.
  • § 45 WEG getrackt: 1-Monats-Anfechtungsfrist nach Protokoll-Versand mit Cron-basierter Auto-Transition nach `bestandskraeftig`.
  • Sub-Workflow-Automatik: jeder beschlussreife TOP startet automatisch einen `etv_beschluss`-Sub-Workflow mit eigenem Lifecycle.
  • Protokoll-Versand per Magic-Link-Portal plus optionalem Pingen-Briefversand — Empfangsbestätigung pro Eigentümer.
  • Migration M245 — vollständige State-Map, Trigger-Bindings und Frist-Guards in der ImmoGenio-Datenbank versioniert.

So einfach funktioniert es

  1. 01

    Planung mit Frist-Sicherung

    TOPs sammeln, ETV-Datum festlegen, Einladung versenden. Die Engine erzwingt die 3-Wochen-Frist nach § 24 WEG — vorzeitige Durchführung ist gesperrt.

  2. 02

    Durchführung mit Sub-Workflows

    Beim Eröffnen der Versammlung startet je beschlussreifem TOP automatisch ein `etv_beschluss`-Sub-Workflow. Abstimmungsergebnisse fließen direkt in die Sub-Engine.

  3. 03

    Protokoll, Versand, Bestandskraft

    Beirat gibt das Protokoll frei, Versand per Magic-Link plus Pingen. Nach Ablauf der § 45 WEG-Frist wird die ETV automatisch bestandskräftig.

Der vollständige Zustandsraum

Der Master-Workflow eigentuemerversammlung umfasst elf Zustände — neun produktive plus zwei terminale. Zwei Guards sind juristisch zwingend: einladungsfrist_abgelaufen für die Eröffnung der Versammlung (§ 24 WEG) und anfechtungsfrist_abgelaufen für den automatischen Übergang in bestandskraeftig (§ 45 WEG). Beide Fristen werden mit Werktags-Berechnung gegen den Kalender geprüft:

einladung_versenden

frist_starten

etv_eroeffnen
[Frist >= 21 Tage]

etv_schliessen

protokoll_starten

beirat_freigibt

protokoll_versenden

frist_starten

auto_nach_30_tagen
[keine Klage]

abschliessen

planung

einladung_versendet

einladungsfrist_aktiv

durchfuehrung_in_arbeit

durchgefuehrt

protokoll_in_erstellung

protokoll_freigegeben_vorstand

protokoll_versendet

anfechtungsfrist_aktiv

bestandskraeftig

abgeschlossen

Die Einladungsfrist beginnt am Tag nach dem Versand, der Tag der ETV zählt nicht mit — entspricht der herrschenden Meinung zu § 24 WEG. Wird das ETV-Datum nachträglich vorverlegt, prüft die Engine erneut und blockiert ggf. die Eröffnung.

Beispiel: Frühjahrs-ETV der WEG Lindenstraße 12

Die WEG hat 24 Eigentümer und einen Verwaltungsbeirat aus drei Personen. Die Verwaltung plant die Frühjahrs-ETV für den 25. März mit vier TOPs: Wirtschaftsplan-Genehmigung, Sanierungsbeschluss Dach, Beirat-Wahl, Verwalter-Verträge.

Der vollständige Lebenszyklus:

Pingen/Magic-LinkSub-WorkflowsBeiratEigentümer (24)Workflow-EngineVerwalterPingen/Magic-LinkSub-WorkflowsBeiratEigentümer (24)Workflow-EngineVerwalterGuard "einladungsfrist_abgelaufen": frühestens 22. MärzCron prüft täglich auf KlagenETV planen, 4 TOPs anlegen1Einladung versenden (1. März)2Zustand "einladung_versendet", Frist startet3ETV eröffnen (25. März)44 Sub-Workflows etv_beschluss starten5Abstimmung TOP 1 — Wirtschaftsplan: 22 Ja6Abstimmung TOP 2 — Sanierung: 19 Ja, 5 Nein7Abstimmung TOP 3 — Beirat-Wahl8Abstimmung TOP 4 — Verwalter-Verträge9ETV schließen, Protokoll starten10Protokoll-Entwurf zur Freigabe11Beirat-Freigabe (2. April)12Protokoll versenden (5. April)13Magic-Link + Pingen-Brief14Anfechtungsfrist endet 5. Mai156. Mai — auto-Transition bestandskraeftig16

Während der gesamten Phase blieben Beschluss-Sub-Workflows aktiv: TOP 2 (Sanierung) wechselte direkt in umsetzung_geplant, die anderen drei in beschlossen_wartet_auf_frist. Erst mit der Bestandskraft des Master-Workflows dürfen die Sub-Workflows in die produktive Umsetzungsphase wechseln.

Sub-Workflow-Lifecycle pro TOP

Der ETV-Master ist ein Container — die eigentliche Arbeit passiert in den etv_beschluss-Sub-Workflows. Beim Eröffnen der Versammlung erzeugt die Engine automatisch je beschlussreifem TOP einen Sub-Workflow und verknüpft ihn über parent_workflow_id mit dem Master:

  • TOP-Vorbereitung im Master: Verwalter markiert TOP als „beschlussreif” — Engine merkt sich den Auto-Start für durchfuehrung_in_arbeit.
  • Beim ETV-Eröffnen: Lifecycle-Event child_started:etv_beschluss wird je TOP gefeuert, der Sub-Workflow startet im Zustand vorgeschlagen.
  • Beim ETV-Schließen: Abstimmungsergebnis wird in den Sub-Workflow gespiegelt, der Sub wechselt nach beschlossen_wartet_auf_frist.
  • Bei Master-Bestandskraft: Lifecycle-Event parent_bestandskraeftig triggert in allen Sub-Workflows den Übergang nach in_umsetzung oder umgesetzt — je nach Beschluss-Typ.

Diese Trennung erlaubt es, dass der Master nach 4 Wochen abgeschlossen ist, während Beschluss-Sub-Workflows (etwa zur Dachsanierung) noch monatelang laufen. Die Beschluss-Sammlung nach § 18 WEG aggregiert beide Ebenen.

Technisch erzwungene Compliance

Die zwei zentralen Fristen der ETV — Einladung und Anfechtung — sind keine Erinnerungs-Reminder, sondern Guards in der State-Machine. Eine ETV kann formal nicht eröffnet werden, wenn die Einladungsfrist nicht abgelaufen ist. Beschlüsse können nicht in die Umsetzung wechseln, solange der Master nicht bestandskräftig ist. Das schützt vor klassischen Anfechtungsgründen: zu kurze Einladungsfrist, vorzeitige Umsetzung anfechtbarer Beschlüsse, fehlende Eigentümer-Information.

In Notfällen (§ 24 Abs. 4 WEG für unaufschiebbare Maßnahmen) lässt sich die Einladungsfrist mit dokumentierter Begründung verkürzen — der Audit-Trail bewahrt Grund, Person und Zeitpunkt. Wird der Beschluss später angefochten, ist die juristische Begründung lückenlos nachweisbar.

Häufige Fragen

Was unterscheidet den ETV-Master-Workflow vom Beschluss-Workflow?

Der ETV-Master modelliert die Versammlung als Ganzes — Planung, Einladung, Durchführung, Protokoll, Anfechtungsfrist, Bestandskraft. Jeder einzelne TOP, der zum Beschluss wird, läuft als eigenständiger Sub-Workflow vom Typ `etv_beschluss` mit eigenem Lifecycle (Vorschlag → Umsetzung → Abschluss, oft über Monate). Der Master ist Container, die Beschluss-Subs sind die Inhalte. Beide hängen über `parent_workflow_id` zusammen, der Audit-Trail zeigt beide Ebenen.

Wie wird die 3-Wochen-Einladungsfrist nach § 24 WEG technisch erzwungen?

Der Übergang von `einladung_versendet` nach `durchfuehrung_in_arbeit` ist mit einem Guard `einladungsfrist_abgelaufen` versehen. Die Engine prüft: liegt das ETV-Datum mindestens 21 Tage nach dem Einladungsversand? Falls nein, ist die Transition disabled — das UI zeigt einen rotumrandeten Button mit Hinweis „Frist endet am DD.MM., ETV nicht eröffnen". Das schützt vor Beschlüssen, die später formal anfechtbar wären. In Notfällen (§ 24 Abs. 4 WEG) lässt sich die Frist mit dokumentierter Begründung verkürzen — der Audit-Trail bewahrt den Grund.

Was passiert nach dem Protokoll-Versand?

Mit dem Übergang nach `anfechtungsfrist_aktiv` startet die 1-Monats-Frist nach § 45 WEG. Die ETV wird im Cockpit orange markiert, ein Cron-Job prüft täglich den Fristablauf. Wird in dieser Zeit keine Klage zugestellt, wechselt der Workflow automatisch nach `bestandskraeftig` — die Beschlüsse sind unanfechtbar. Geht eine Anfechtungsklage ein, bleibt die ETV im Zustand `anfechtungsfrist_aktiv` und der betroffene Beschluss-Sub-Workflow wird in `angefochten` verschoben.

Wie funktioniert der Protokoll-Versand per Magic-Link-Portal?

Nach Freigabe des Protokolls durch den Verwaltungsbeirat (Zustand `protokoll_freigegeben_vorstand`) versendet ImmoGenio das Protokoll an alle Eigentümer. Jeder Eigentümer erhält einen Magic-Link, der ohne Login direkt zum Protokoll im Portal führt — wahlweise zusätzlich als Pingen-Briefversand für Eigentümer ohne E-Mail. Der Zustand wechselt nach `protokoll_versendet`. Der Lesefortschritt wird pro Eigentümer getrackt (Magic-Link-Aufruf = Empfangsbestätigung).

Was geschieht mit den TOPs, die nicht zum Beschluss werden?

TOPs ohne Beschluss-Charakter (etwa Berichte des Verwaltungsbeirats, Fragestunde) bleiben im Protokoll dokumentiert, lösen aber keinen Sub-Workflow aus. Erst beschlussreife TOPs, die mit Abstimmung enden, starten automatisch einen `etv_beschluss`-Sub-Workflow beim Übergang in `durchfuehrung_in_arbeit`. Vertagte TOPs werden als pending markiert und erscheinen automatisch als Vorschlag in der nächsten ETV-Planung.

Kann eine ETV nachträglich für ungültig erklärt werden?

Ja, durch erfolgreiche Beschlussanfechtungsklage. In diesem Fall wechseln die angefochtenen Beschluss-Sub-Workflows in `ungueltig`, der Master-Workflow bleibt aber in `bestandskraeftig` — die ETV als Veranstaltung hat stattgefunden und ist dokumentiert. Nur einzelne Beschlüsse werden als ungültig markiert. Ist die gesamte ETV formal fehlerhaft (z. B. Einladungsfrist nicht eingehalten und keine Heilung), kann der Master in `nichtig` versetzt werden — manueller Pfad, der nur mit dokumentiertem Gerichtsurteil zulässig ist.

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