GenioFlow · Hausmeister-Aufgaben

Aufgaben-Workflow in 6 Stufen — Timer-gestützt, offlinefähig, ein-Tap-Status.

Hausmeister arbeiten unter Bedingungen, die keine Maus und keine Tastatur kennen: Handschuhe an, Tablet in der Tasche, Keller ohne WLAN. immoGenio führt jede Aufgabe als 6-State-Workflow mit Ein-Tap-Statuswechsel. Der Zeit-Tracker läuft automatisch und pausiert intelligent in Wartezuständen. Material- und Freigabe-Pausen sind technisch getrennt. Am Monatsende fließen Arbeitsstunden und Material direkt in Stundenzettel und Bewirtschaftungs-Abrechnung.

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Zeitersparnis Hausmeister-Administration

90 Min/Hausmeister/Woche für Stundenzettel-Erfassung und Materialbuchung10 Min/Hausmeister/Woche — der Rest läuft automatisch aus dem Workflow

Gemessen in eigenen Mandaten, nicht hochgerechnet.

[01]Was drinsteckt

Der Umfang im Einzelnen

6-State-Standalone-Workflow: angelegt → geplant → in_arbeit → wartet_auf_material / wartet_auf_freigabe → abgeschlossen / nicht_loesbar.

Mobile-First-Tablet-UX: jeder Statuswechsel ist ein 1-Tap, optimiert für Handschuhe und schlechte Lichtverhältnisse.

Automatisches Zeit-Tracking: Timer startet bei `in_arbeit`, pausiert in Wartezuständen, fließt direkt in den Stundenzettel.

Material- und Freigabe-Wartezustände: technische Trennung zwischen logistischer und Entscheidungs-Pause.

Offline-PWA mit IndexedDB-Outbox: vollständige Tablet-Erfassung im Keller ohne WLAN, Sync bei Rückkehr.

Direkte Kostenstellen-Zuordnung: Arbeitszeit und Material fließen automatisch in NK-Abrechnung oder WEG-Wirtschaftsplan-Ist.

[02]Der Weg

Drei Schritte, einmal eingerichtet

Schritt 1

Anlegen und Planen

Aufgabe entsteht aus Anfrage, Wartungsplan oder manuell. Mit Termin-Setzung wechselt der Workflow in `geplant`.

Schritt 2

Vor Ort mit Zeit-Tracker

Hausmeister tippt „Begonnen", Timer startet. Bei Material- oder Freigabe-Bedarf pausiert der Timer automatisch.

Schritt 3

Abschluss mit Foto und Stundenfluss

Erledigt-Tap mit Abschluss-Foto. Arbeitszeit fließt in den Stundenzettel, Materialkosten in die Kostenstelle.

[04]Im Detail

Der vollständige Zustandsraum

Sechs Zustände, zwei Wartezustände als parallele Pause-Möglichkeiten, zwei Terminal-Zustände. Die State-Machine ist bewusst kompakt — Hausmeister erinnern sich an die Zustände, ohne ein Schulungs-Manual zu öffnen:

Der Zeit-Tracker ist an die Übergänge gekoppelt — kein separates Start/Stop-Konzept. Das verhindert klassische Fehler („Hausmeister vergisst Timer zu stoppen”). Sehr lange Timer-Läufe (>10 Std) lösen automatisch eine Warnung an den Verwalter aus.

Beispiel: Heizungswartung Lindenstraße 12

Hausmeister Herr K. erhält am Montagmorgen die Aufgabe „Jährliche Heizungswartung Lindenstraße 12, Frist 30. April”. Aufgabe steht im Tablet-Kalender für Dienstag 9 Uhr.

Die Wartezeit zwischen Dienstag und Freitag zählt nicht — der Timer pausiert konsistent. Am Monatsende sieht der Stundenzettel von Herrn K. die exakten 2h 15min für diese Aufgabe, und die Materialkosten von 87 € landen in der NK-Abrechnung für das Objekt.

Technisch erzwungene Compliance

Die zentrale Compliance-Frage bei Hausmeister-Aufgaben ist die korrekte Stundenzettel-Erfassung — sie ist arbeitsrechtlich (Mindestlohngesetz) und steuerrechtlich relevant. immoGenio koppelt die Erfassung an die Workflow-Transitions: kein Statuswechsel ohne Timer-Update, keine Arbeitszeit ohne dokumentierten Aufgaben-Bezug. Manuelle Korrekturen sind möglich, aber im Audit-Trail mit Person, Zeitpunkt und Begründung versehen.

Bei NK-Abrechnungen für Mieter und WEG-Wirtschaftsplänen ist die saubere Kostenstellen-Zuordnung der Knackpunkt. Aufgaben tragen ein Pflicht-Tag „Kostenstelle”, die Engine verweigert den Übergang nach abgeschlossen, wenn dieses Tag fehlt. So entsteht ein lückenloser Audit-Pfad von der einzelnen Hausmeister-Stunde bis zur Position in der Jahresabrechnung — DIN 18960-konform.

[05]Häufige Fragen

Was zu dieser Funktion gefragt wird

Wie funktioniert das automatische Zeit-Tracking?

Sobald der Hausmeister auf dem Tablet „Aufgabe begonnen" tippt, startet die Engine einen Timer im Hintergrund. Der Timer pausiert automatisch, wenn der Workflow in `wartet_auf_material` oder `wartet_auf_freigabe` wechselt — Wartezeit gilt nicht als Arbeitszeit. Beim Abschluss-Tap wird die kumulierte Arbeitszeit in den Stundenzettel des Hausmeisters geschrieben. Manuelle Korrekturen sind möglich, werden aber im Audit-Trail dokumentiert. Mehrere parallele Aufgaben sind erkannt — die Engine warnt, wenn zwei Timer gleichzeitig laufen.

Was passiert in `wartet_auf_material`?

Der Hausmeister identifiziert ein fehlendes Teil (z. B. defekter Brennerteil). Mit einem Tap auf „Material fehlt" wechselt der Workflow in `wartet_auf_material`. Die Aufgabe verschwindet aus der „heute zu erledigen"-Liste, der Hausmeister kann eine Bestell-Notiz hinterlegen. Sobald das Material eintrifft, markiert der Verwalter oder Hausmeister „Material da" und der Workflow geht zurück nach `in_arbeit`. Der Zeit-Tracker pausiert während der Materialwartezeit.

Wie unterscheidet sich `wartet_auf_freigabe` von `wartet_auf_material`?

Material-Wartezeit ist eine logistische Pause. Freigabe-Wartezeit ist eine Entscheidungs-Pause: Der Hausmeister stößt auf eine größere Maßnahme, die die freigegebene Budget-Grenze überschreitet — etwa „Heizung wartet auf 1.200 € Reparatur, Budget für Routine-Wartung war 500 €". In diesem Fall wechselt der Workflow in `wartet_auf_freigabe`, der Verwalter erhält eine Push-Benachrichtigung mit dem geforderten Mehrbetrag und kann freigeben oder ablehnen. Bei Ablehnung kann die Aufgabe als `nicht_loesbar` markiert werden.

Was bedeutet `nicht_loesbar`?

Ein bewusster Terminal-Zustand für Aufgaben, die der Hausmeister aus sachlichen Gründen nicht abschließen kann — fehlendes Werkzeug, fehlende Berechtigung (Gas, Hochspannung), nicht zugänglich (Mieter öffnet nicht), wirtschaftliche Unverhältnismäßigkeit. Der Hausmeister muss eine Begründung erfassen, der Workflow wechselt nach `nicht_loesbar`, und die Engine kann optional einen Folge-Workflow (etwa Beauftragung eines Fachbetriebs) anstoßen.

Wie fließt die Aufgaben-Erledigung in die Bewirtschaftungs-Abrechnung?

Jede Aufgabe trägt ein Kostenstellen-Tag (z. B. Objekt, Einheit, WEG). Die erfasste Arbeitszeit fließt zum Hausmeister-Stundensatz in die Betriebskostenabrechnung. Materialkosten werden als separate Position erfasst und ebenfalls per Kostenstelle zugeordnet. Am Monatsende exportiert immoGenio den Stundenzettel pro Hausmeister und die Aufwand-Verteilung pro Objekt. Bei WEG-Objekten landet das im Wirtschaftsplan-Ist, bei Mietobjekten in der NK-Abrechnung.

Funktioniert das auch ohne Internet im Keller?

Ja. Die Tablet-App arbeitet als PWA mit IndexedDB-Outbox. Hausmeister können vor Ort „begonnen" tippen, Fotos machen, Status setzen, Material vermerken — alles offline. Bei Rückkehr zu einer Internetverbindung synchronisiert die Workbox-Outbox alle Aktionen in der korrekten Reihenfolge. Der Zeit-Tracker läuft auf dem Tablet auch offline, die exakten Zeitstempel bleiben erhalten.

[06]Dazu gehört

Was direkt daran hängt

FunktionAnfragen-Ticket-WorkflowDer Eingangs-Workflow, aus dem Hausmeister-Aufgaben entstehen — mit Bridge-Verlinkung in beide Richtungen.FunktionArbeitnehmer-Verwaltung für HausmeisterDie Stundenzettel und Lohn-Abrechnung — gespeist aus dem Zeit-Tracking dieses Workflows.FunktionTask-Board für Aufgaben-VerteilungDie Fachseite zum Aufgaben-Überblick — Kanban-Sicht, Priorisierung und Hausmeister-Auslastung.

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