Warum eigenes Personal eine eigene Datenschicht braucht
Eine Hausverwaltung, die einen Hausmeister fest anstellt, betritt mit dieser Anstellung eine neue rechtliche Welt: Arbeitsvertrag mit Probezeit, Sozialabgaben, Lohnsteueranmeldung, Stundenerfassung nach Arbeitszeitgesetz, Krankmeldungen, Urlaubsansprüche, Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB. Klassische Hausverwaltungs-Software hat dafür keine Datenschicht — Verwaltungen behelfen sich mit Excel-Tabellen, manuellen Word-Verträgen und externen Lohnbüros. Die Folge: Datenpflege an drei Stellen, mühsamer Abgleich, Risiko bei DSGVO-Prüfungen.
Die Arbeitnehmer-Verwaltung in ImmoGenio schließt diese Lücke mit einer dedizierten Datenschicht: Stammdaten + Bankverbindung + Vertragsdokumente + Stundenzettel + Lohnabrechnungen in einem Cluster, abgesichert mit FORCE RLS gegen Cross-Tenant-Reads und einem engeren Permission-Katalog als der Rest der Plattform. Die Verbindung zum Hausmeister-Aufgaben-Workflow liefert die Stunden-Daten automatisch — vom Reparatur-Auftrag direkt in die Monats-Lohnabrechnung.
Arbeitgeber-Zuordnung: drei Modelle
Ein Arbeitnehmer kann auf drei verschiedene Arten beschäftigt sein — und der Arbeitgeber bestimmt, aus welcher Hausgeld-Position oder Eigentümer-Buchhaltung der Lohn läuft. Modell 1 — Verwaltungs-Angestellter: Die Verwaltungs-Gesellschaft selbst stellt den Hausmeister an, er betreut mehrere Objekte. Lohn läuft aus der allgemeinen Verwaltungskasse, wird über die Hausgeldabrechnung anteilig auf die Objekte umgelegt. Modell 2 — Einzelner Eigentümer als Arbeitgeber: Ein Eigentümer einer Mehrfamilien-Wohnanlage beschäftigt einen Hausmeister direkt; Lohn fließt aus seinem Eigentümer-Konto. Modell 3 — WEG-Gemeinschaft als Arbeitgeber: Die Eigentümergemeinschaft ist juristisch selbst Arbeitgeber (§ 9a WEG), Lohn fließt aus dem Gemeinschaftskonto. ImmoGenio zeigt für jeden Arbeitnehmer den korrekten Arbeitgeber und routet Lohnzahlungen entsprechend.
Permissions: wer sieht was
Personal-Daten sind nicht für jedes Team-Mitglied sichtbar. Migrationen 255–257 implementieren einen feingranularen Permission-Katalog: arbeitnehmer:read_stamm für Verwaltungs-Rollen (Adresse, Tätigkeit), arbeitnehmer:read_bankverbindung nur für Buchhaltung, arbeitnehmer:read_lohn nur für HR-Admin, arbeitnehmer:write nur für autorisierte Personalverantwortliche. So darf ein Hausmeister-Kollege die Vertretungs-Telefonnummer sehen, nicht aber das Gehalt; die Buchhaltung sieht IBAN für Überweisung, nicht aber die persönliche Adresse. Bei jedem Datenzugriff entsteht ein Audit-Eintrag.
Mustervorlagen: vom Arbeitsvertrag zur Lohnabrechnung
Vier vorgepflegte Vorlagen aus dem Arbeitnehmer-Cluster der Mustervorlagen-Bibliothek decken den Lebenszyklus ab. Der Arbeitsvertrag Hausmeister enthält alle Pflichtbestandteile nach NachweisG: Vertragsparteien, Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Wochenarbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfrist, Probezeit. Parameter sind aus den Stammdaten vorbelegt. Der Stundenzettel bietet eine monatliche Tabelle mit Datum, Tätigkeit und Dauer — automatisch befüllt aus dem Hausmeister-Aufgaben-Workflow und mit einer Brutto-Hochrechnung (Stunden × Stundenlohn). Die Lohnabrechnung mit vollständigem Brutto-Netto-Abzug (Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag) ist als eigenes Compliance-Modul geplant — derzeit wird der Brutto-Auszahlungsbetrag manuell pro Monat angelegt und als SEPA-Überweisung (pain.001) zum Bank-Upload ausgegeben. Das Arbeitszeugnis ist qualifiziert oder einfach gestaltbar, mit juristisch geprüften Standardformulierungen für Leistungsbewertung und Sozialverhalten.
Phase-2-Bausteine im Anstellungs-Cockpit
Mit Stand 2026-05 sind im Master-Workflow eines Arbeitsvertrags fünf neue Tabs produktiv. Dokumente — versionierte Multi-Dokumente-Pipeline mit zehn Kategorien (Entwurf, Signaturen, Abmahnungen, Kündigung, Arbeitszeugnis, Lohnabrechnung, Stundenzettel und mehr), jede Version mit Workflow-Anker und PDF-Download. Signatur — manuelle Quittierung oder qualifizierte elektronische Signatur via Skribble für beide Vertragsparteien; der Webhook schließt den Workflow-Schritt automatisch ab. Stundenzettel — Monats-Aggregat aus Hausmeister-Erledigungen mit PDF-Export in die Dokumenten-Pipeline. Gehaltszahlungen — pro Monat eine SEPA-Credit-Transfer-Datei (pain.001) zum Bank-Upload, Lifecycle vom Entwurf bis zur Buchungs-Quittung. WEG-Verknüpfung — bei Anstellung im WEG-Verwaltungsmandat Pflicht-Verlinkung eines angenommenen Eigentümerbeschlusses + idempotenter Upsert der Jahres-Lohnkosten als Position im Wirtschaftsplan. Für den vollständigen technischen Stand siehe den Master-Workflow Arbeitsvertrag.
Stundenzettel: aus Aufgaben werden Lohnstunden
Die wertvollste Integration ist die Verbindung zum Hausmeister-Aufgaben-Workflow. Wenn ein Hausmeister im Mobile-Portal eine Aufgabe als „begonnen" markiert (z. B. „Heizungswartung Lindenstraße 12"), startet ein Zeit-Tracker. Bei „erledigt" stoppt der Tracker, die Dauer wird mit Datum, Tätigkeit und Objekt in den aktuellen Monats-Stundenzettel eingetragen. Am Monatsende prüft der Hausmeister den Stundenzettel, korrigiert bei Bedarf, und gibt ihn zur Lohnabrechnung frei. Die Verwaltung sieht den freigegebenen Stundenzettel in der Lohnabrechnungs-Maske, generiert die Lohnabrechnung aus der Vorlage — und überweist via SEPA. So entsteht ein lückenloser Bogen von der Heizungswartung zur Lohnzahlung.
DSGVO und Aufbewahrungsfristen
Arbeitnehmer-Daten unterliegen strengeren Schutzanforderungen als allgemeine Stammdaten — Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG verlangen Zweckbindung, Datensparsamkeit und enge Zugriffsregeln. ImmoGenio implementiert alle vier Schichten: Zweckbindung durch Permission-Katalog (Daten nur für Lohnzahlung, Vertrag, Compliance — nicht für Marketing oder Profiling); Datensparsamkeit durch klare Pflichtfeld-Markierung und ausschaltbare optionale Felder; Aufbewahrungsfristen differenziert nach Dokumenttyp (Lohnunterlagen 10 Jahre nach § 257 HGB, Stundenzettel 2 Jahre, Arbeitszeugnisse dauerhaft als „Empfehlung"); Auskunfts-Recht per Magic-Link, der dem Arbeitnehmer einen Self-Service-Zugang zu seinen Daten gibt — ohne den Aufwand einer manuellen Datenauskunft. Bei Austritt + Aufbewahrungsfrist greift der Lösch-Workflow, mit Legal-Hold-Option für laufende Verfahren.