Warum 60+ Vorlagen mehr sind als 60 Word-Dokumente
Eine Word-Vorlage ist ein totes Stück Text — Sie öffnen sie, ersetzen Platzhalter mit Mieterdaten, prüfen auf Tippfehler in IBAN und Mietzins, ergänzen die aktuelle Kappungsgrenze, formatieren das Datum. Bei 50 Mieterhöhungen im Frühling sind das schnell zwei Arbeitstage reiner Mechanik — und jeder Tippfehler in einer IBAN oder Frist führt zu einem ungültigen Erhöhungsverlangen, das § 558 BGB-konform neu versendet werden muss.
Die ImmoGenio-Vorlagen sind dagegen parametrisierte Dokumente: Im Hintergrund liegt ein Zod-Schema, das alle erforderlichen Parameter typsicher definiert (Mietzins als Decimal, Datum als ISO-String, IBAN mit BIC-Validierung). Beim Erstellen lädt das System die aktuellen Stammdaten — keine Copy-Paste-Fehler, keine veralteten Adressen. Bei der Mieterhöhung nach § 558 BGB rechnet das System die Kappungsgrenze automatisch aus, vergleicht mit dem F+B-Mietspiegel und blockt das Erhöhungsverlangen, falls die Schwelle überschritten ist.
Markdown ↔ WYSIWYG: schnell tippen, präzise layouten
Der Editor erlaubt jederzeit den Wechsel zwischen Markdown-Quelltext und WYSIWYG-Ansicht. Wer schnell tippt, schreibt in Markdown — Fettschrift mit Sternchen, Listen mit Bindestrich, Überschriften mit Doppelkreuz. Wer das fertige Layout sehen will, wechselt zur WYSIWYG-Ansicht — Toolbar mit Standard-Operationen, Drag-and-Drop für eingebettete Tabellen und Bilder. Beide Modi sind semantisch identisch, der Wechsel verliert keine Formatierung.
Die Live-PDF-Vorschau daneben zeigt das fertige Briefformat im DIN-5008-Standard mit Falzmarken bei 87 mm und 192 mm, Lochmarke, Adressfeld 27 mm vom oberen Rand — alle Normmaße sitzen exakt. Fensterumschläge passen, Archivierung mit Lochung funktioniert. Bei mehrseitigen Briefen paginiert die Vorschau automatisch mit Fußzeile und Seitennummer.
Workflow-Drafts: der Brief schreibt sich von selbst
Der vollständige Mehrwert entsteht in Kombination mit der Workflow-Engine GenioFlow. Tritt ein Workflow in einen brieflichen State ein (Mieterhöhung_versandbereit, Kuendigung_eingangsbestaetigt, Mahnung_stufe_2_versendet), erzeugt die Engine sofort einen Brief-Draft basierend auf der konfigurierten Vorlage und den aktuellen Workflow-Daten. Der Draft landet in der WorkflowDraftsInbox des Verwalters — gefüllt mit allen relevanten Parametern, fertig zur Prüfung.
Beispiel: Ein Mieter zahlt die Miete für März nicht. Der Bankabgleich erkennt den fehlenden Eingang, das Mahnwesen-Sub-Workflow wechselt in den State Mahnung_stufe_1_versandbereit. Die Engine erzeugt automatisch einen Mahn-Draft mit korrekt berechneten Verzugszinsen nach § 288 BGB (basierend auf dem aktuellen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank), Mieter-Anschrift, offenem Betrag und Zahlungsfrist. Sie prüfen den Draft, klicken auf „versenden" — Pingen druckt den Brief, der Workflow wechselt nach Mahnung_stufe_1_versendet, der nächste Eskalations-Timer läuft an.
Whitelabel: Briefe unter Ihrer Marke
Verwaltungs-Gruppen und Partner-Hausverwaltungen brauchen Briefe unter eigener Marke. In den Tenant-Settings hinterlegen Sie Logo-URL, Brand-Primärfarbe und Akzentfarbe, optional aktivieren Sie das Hide-Powered-by-Flag. Beim PDF-Rendering tauscht der Renderer den Standard-Block gegen Ihre Konfiguration — Logo links im Briefkopf, Brand-Farbe in Überschriften und Akzent-Linien, kein ImmoGenio-Branding im Footer. Mieter, Eigentümer und externe Stellen sehen die Plattform nicht.
Versandwege: digital und physisch
Jeder Brief lässt sich auf vier Wegen versenden. PDF-Download für Anhang an eine eigene E-Mail. Direkt-E-Mail per Brief-Editor mit hinterlegter Absenderadresse und automatischer Lesebestätigung. Pingen-Versand für gerichtsverwertbare Einschreiben und Standardbriefe mit Sendungsverfolgung. LetterXpress als Alternative mit ähnlichem Funktionsumfang und EU-Hosting. Bei rechtlich relevanten Schreiben (Kündigung, Mieterhöhung, Mahnung Stufe 3) empfiehlt das System automatisch den Einschreiben-Versand mit Rückschein und archiviert den Zustellnachweis im Dokumenten-Archiv.
Vorlagen-Bibliothek: was alles vorgepflegt ist
Die vollständige Vorlagen-Bibliothek bündelt aktuell über 60 Vorlagen in acht Kategorien — von Miete und Kündigung über Mahnung, Mieterhöhung und Modernisierung bis zu Nebenkosten, Übergabe-Protokollen und WEG-Schreiben. Ein Auszug aus dem Bestand: Mieter-Schreiben: Mietvertrag (Wohnraum + Gewerbe), Kündigung ordentlich und außerordentlich, Mieterhöhung § 558, Indexmiete § 557b, Modernisierungs-Ankündigung § 559, Mahnung Stufe 1–3, Übergabeprotokoll, Mangelanzeige, Mietminderung. Eigentümer- und WEG-Schreiben: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Sonderumlage, ETV-Einladung § 24 WEG, ETV-Protokoll, Belegeinsicht-Antrag § 18 Abs. 4 WEG, Vollmacht ETV, Verwaltervertrag, Beschluss-Sammlung, Eigentumswechsel-Anzeige. Arbeits- und Werkverträge: Arbeitsvertrag Hausmeister (Minijob, Midijob, Teilzeit), Dienstvertrag selbstständig, Werkvertrag Reinigungsdienst, SEV-Vertrag. Alle Vorlagen werden bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisiert, alte Versionen bleiben für Bestandsdokumente verfügbar.