Der vollständige Zustandsraum
Der Kautions-Rückzahlungs-Workflow modelliert sieben Hauptzustände plus die Sub-Pfade „einbehalte_strittig → kompromiss / inkasso” für streitige Fälle. Drei zentrale Guards sind technisch erzwungen: Abrechnung versendet für rueckzahlung_geplant, 14-Tage-Frist abgelaufen oder Mieter-Bestätigung für rueckzahlung_durchgefuehrt, alle Tranchen ausgezahlt für abschliessen:
Der Sub-Pfad „einbehalte_strittig” ist der entscheidende Querpfad: Widerspricht der Mieter, geht der Workflow nicht in eine Sackgasse, sondern bleibt in einem Wartezustand, bis entweder ein Kompromiss erreicht oder das Inkasso entschieden ist. Beide Auflösungen führen zurück nach „rueckzahlung_geplant” — der Rest läuft normal weiter.
Beispiel: Auszug von Frau S. aus „Buchenweg 17, App. 3B” — Kaution 1.500 €
Frau S. zog Ende April aus, der Wohnungsübergabe-Workflow wurde am 30. April abgeschlossen. Bei der Übergabe wurden zwei Mängel über normale Abnutzung hinaus identifiziert: ein Parkettkratzer im Wohnzimmer (geschätzte Reparaturkosten 240 €) und ein nicht verfüllbares Bohrloch in der Decke (50 €). Die Kaution beträgt 1.500 €, alle Mieten sind gezahlt.
Der Ablauf:
Der gesamte Prozess hat 21 Tage gedauert — weit unter der 6-Monats-Frist. Die Abrechnung enthielt zwei Positionen mit Foto-Beleg, ein Verweis auf den Wohnungsübergabe-Vorgang, und die exakten Reparaturkosten-Schätzungen. Frau S. hat keinen Anlass gefunden zu widersprechen — die Beweislage war eindeutig.
Was passiert bei Mieter-Widerspruch?
Der zweite Beispielfall: Hätte Frau S. am 12. Mai die Bohrloch-Position als „zu hoch” zurückgewiesen, wäre der Workflow in den Zustand „einbehalte_strittig” gegangen. Die Engine legt automatisch eine Aufgabe für den Verwalter an: „Strittiger Einbehalt prüfen”. Der Verwalter prüft, ob ein Kompromiss möglich ist — etwa Reduzierung auf 30 €. Akzeptiert die Mieterin den Kompromiss, geht der Workflow zurück nach „rueckzahlung_geplant” mit dem neuen Saldo (1.230 € statt 1.210 €), und die Überweisung läuft.
Bleibt der Konflikt bestehen, kann der Verwalter den Sub-Pfad „inkasso” wählen. Der strittige Betrag wird zurückgehalten, der unstrittige Teil (1.450 € minus 240 € Parkett = 1.210 €) wird ausgezahlt, und der streitige Betrag (50 € Bohrloch) geht an den Anwalt. Der Audit-Trail dokumentiert jede Entscheidung mit Datum, Begründung und Belegen — der Mieter wie der Anwalt sehen genau, warum welcher Betrag zurückgehalten wurde.
Tranchen-Rückzahlung bei offenen Betriebskosten
Häufiger Sonderfall: Der Mieter zieht im April aus, die Betriebskostenabrechnung 2025 ist erst im November fertig. ImmoGenio modelliert diesen Fall mit einer Tranchen-Rückzahlung: Im Zustand „einbehalte_berechnet” wird ein anteiliger Einbehalt für „voraussichtliche Nebenkosten-Nachzahlung” angelegt — typisch 3 Monatsmieten. Die Rückzahlung wird in zwei Tranchen geplant: unstrittiger Teil sofort (Tranche 1), Rest nach Vorlage der Endabrechnung (Tranche 2).
Der Workflow bleibt im Zustand „rueckzahlung_geplant” bis beide Tranchen ausgezahlt sind — erst dann wechselt er nach „rueckzahlung_durchgefuehrt”. Die zweite Tranche wird durch den Abschluss des Betriebskostenabrechnungs-Workflows getriggert — der Auszahlungsbetrag berechnet sich aus „Tranche 2-Reserve minus tatsächliche Nachzahlung”. So entsteht keine Karteileiche, kein vergessener Restbetrag.
Technisch erzwungene Compliance
§ 551 BGB ist juristisch wenig konkret — die Frist „angemessene Zeit” ist unbestimmt, die Befugnis zu Einbehalten ergibt sich aus mehreren Normen (§ 535, § 556, § 559). Die BGH-Rechtsprechung hat aber klare Linien gezogen, die ImmoGenio technisch durchsetzt:
Erstens die 6-Monats-Soft-Deadline: Der Workflow zeigt bei Tag 90 nach Trigger eine gelbe Warnung, bei Tag 150 eine rote Eskalation mit Aufgabe für die Verwaltungsleitung. Bei Tag 180 (6 Monate) wechselt der Workflow in einen „kritisch”-Status, der im Cockpit hervorgehoben wird. Sie können die Frist nicht „verschlafen”, weil das System sie aktiv kommuniziert.
Zweitens die Belegpflicht für Einbehalte: Jeder Einbehalt verlangt einen Beleg — entweder eine Foto-Dokumentation aus dem Übergabe-Workflow oder einen Kostenvoranschlag/Schätzungs-Beleg. Versuchen Sie, eine Position ohne Beleg anzulegen, lehnt das System ab.
Drittens die Schönheitsreparatur-Warnung: Wenn Sie einen Einbehalt mit Begründung „Schönheitsreparaturen nicht durchgeführt” anlegen, prüft das System die hinterlegte Klausel im Mietvertrag gegen die aktuelle BGH-Rechtsprechung. Bei unwirksamer Klausel (Standardfall in vor 2015 abgeschlossenen Verträgen) erhalten Sie eine Warnung — Sie können den Einbehalt trotzdem anlegen, aber wissentlich.