Vertragsabschluss-Workflow — Anbahnung, SCHUFA, QES, Mietvertrag aktiv

Vertragsabschluss in 6 Stufen — Bonität als Guard, QES als Pflicht, Aktivierung als Stichtag.

Der Neuabschluss eines Mietvertrags ist juristisch heikel — eine fehlende Bonitätsprüfung kann Sie haftbar machen, eine unwirksame Signatur kann den Vertrag kippen, ein zu früher Einzug kann die Eigentümerabrechnung sprengen. ImmoGenio führt den Vertragsabschluss als 6-State-Sub-Workflow mit technisch erzwungenen Guards. Ohne grüne SCHUFA-Ampel kein Versand. Ohne QES-Signatur kein aktiver Vertrag. Ohne Stichtag keine Aktivierung.

5–7 Werktage manuell (E-Mail-Pingpong, Papier-Signatur, Postversand) 24–48 Stunden voll digital mit QES und SEPA-Mandat in einem Lauf

So einfach funktioniert es

Anbahnung und Bonität

Aus dem Bewerberprofil entsteht der Vertragskandidat. SCHUFA-Abfrage per Knopfdruck — bei roter Ampel blockiert die Engine den Versand.

Mietvertrag versenden und QES

Der Brief-Editor generiert den Vertrag aus Stammdaten. Skribble-Magic-Link an den Mieter — Video-Ident und QES-Signatur erfolgen ohne Papier.

Stichtag-Aktivierung mit Side-Effects

Zum hinterlegten Aktivierungsdatum schaltet die Engine den Vertrag scharf und startet SEPA-Mandat, Einzugs-Übergabe und Kautionsforderung automatisch.

Der vollständige Zustandsraum

Der Vertragsabschluss ist ein Sub-Workflow innerhalb des Master-Workflows „vermietung”. Er modelliert sechs Zustände plus einen Terminal-Abbruch. Zentral sind drei Guards: Bonitäts-Ampel grün für bonitaet_freigeben, Vertrag-Entwurf liegt vor für qes_versenden, Aktivierungsdatum ≥ heute UND SEPA-Mandat versendet für mietvertrag_aktiv. Das Migration-Set M216 verankert die Tabellenstruktur und den initialen Guard-Code:

Der Übergang qes_signatur_empfangen wird nicht manuell vom Verwalter ausgelöst — er kommt als Webhook vom Skribble-Service. Die Engine validiert dabei das Zertifikat (eIDAS-konform) und legt das signierte PDF im Mietvertrags-Archiv ab. Der Verwalter sieht den Statuswechsel als Realtime-Update im Portal.

Beispiel: Wohnung „Frankfurter Allee 42, App. 3C” — Vertragsabschluss mit Frau M.

Die 3-Zimmer-Wohnung wurde im April inseriert, drei Besichtigungen wurden durchgeführt, Frau M. wurde als Wunschmieterin ausgewählt. Mietbeginn soll der 1. Juni sein.

Vom Auswahlentscheid bis zum aktiven Vertrag vergehen in diesem Beispiel weniger als 48 Stunden — Frau M. bekommt am Mittwoch den Magic-Link, signiert am Donnerstag, und der Vertrag wird zum 1. Juni um Mitternacht automatisch scharfgeschaltet.

Technisch erzwungene Compliance

Vermieter haften gegenüber dem Eigentümer für die Sorgfaltspflicht bei der Mieterauswahl. Wer einen Mietvertrag ohne Bonitätsprüfung abschließt und der Mieter zahlt nicht, kann mit Schadensersatzansprüchen konfrontiert werden. Klassische Hausverwaltungssoftware lässt diesen Schritt optional — ein Verwalter kann unter Zeitdruck oder aus Unachtsamkeit die Bonität überspringen.

ImmoGenio macht das technisch unmöglich. Der Guard zum Übergang qes_versendet prüft das Vorhandensein einer freigegebenen Bonität. Versucht der Verwalter, den Vertrag direkt zu versenden, blockiert die Engine den Übergang und liefert eine Begründung („Bonität nicht freigegeben — bitte zuerst SCHUFA-Abfrage durchführen oder Bürgschaft hinterlegen”). Im Audit-Trail wird jeder Guard-Fehlschlag dokumentiert — ein dokumentierter Versuch, den Prozess zu umgehen, ist Beweis für Sorgfaltsbewusstsein.

Manueller Override mit Begründung

Es gibt Fälle, in denen die SCHUFA-Auskunft nicht aussagekräftig ist — etwa bei Berufseinsteigern ohne Kredithistorie, bei ausländischen Mietern oder bei einer übernommenen Bürgschaft. Der Workflow erlaubt einen manuellen Override: Der Verwalter kann in „bonitaet_pruefen” mit einer Pflicht-Begründung („Bürgschaft von Bürgen-XY, Bonität geprüft”) in „bonitaet_freigegeben” wechseln. Diese Begründung wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und User-ID gespeichert — und ist im Streitfall als bewusste Entscheidung dokumentiert, nicht als versäumter Schritt.

Häufige Fragen

Wann beginnt der Vertragsabschluss-Workflow — schon bei der Besichtigung?

Der Sub-Workflow „vertragsabschluss" startet, sobald aus einem Interessenten ein konkreter Vertragskandidat wird. Konkret: Nach der Besichtigung und der Auswahlentscheidung des Verwalters wechselt der Master-Workflow „vermietung" in den Sub-State „vertragsabschluss/anbahnung". Erst hier werden Bonitätsdaten angefordert — vorher liegt die Verantwortung bei der Vermarktung. Diese Trennung verhindert, dass unnötig SCHUFA-Abfragen für Interessenten ausgelöst werden, die nie ein Vertragsangebot erhalten.

Was passiert, wenn die SCHUFA-Bonität rot ausfällt?

Bei einer roten Bonitätsbewertung schlägt der Guard zum Übergang „bonitaet_freigegeben" fehl — der Workflow bleibt im Zustand „bonitaet_pruefen" stehen. Der Verwalter kann nun entweder den Vorgang abbrechen, eine Bürgschaft anfordern (manuelle Override mit Begründung im Audit-Trail), oder Zusatznachweise einholen. Ein direkter Sprung in „qes_versendet" ohne grüne Bonität ist technisch nicht möglich. Damit ist Ihr Eigentümer geschützt vor späteren Vorwürfen, Sie hätten die Bonität nicht geprüft.

Wie funktioniert die QES via Skribble — und ist das rechtssicher?

Die qualifizierte elektronische Signatur über Skribble erfüllt die eIDAS-Verordnung und steht der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleich (Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO). Der Workflow versendet den fertigen Mietvertrag per Magic-Link an den Mieter, Skribble prüft die Identität über Video-Ident oder eID, und der Mieter signiert mit QES-Zertifikat. Erst nach Eingang des signierten PDF wechselt der Workflow in „qes_signiert".

Was passiert nach dem Übergang in „mietvertrag_aktiv"?

Der Terminal-Übergang „mietvertrag_aktiv" löst mehrere Side-Effects aus: Der Master-Workflow „vermietung" wechselt in den Sub-Workflow „bewirtschaftung", die SEPA-Mandatserfassung wird gestartet, der Einzugs-Übergabe-Workflow wird auf den Stichtag terminiert, und die Kautionsforderung wird im Forderungsmanagement angelegt. Sie müssen keine dieser Aktionen manuell anstoßen — die Engine erledigt das beim Zustandswechsel.

Kann der Workflow auch ohne SCHUFA-Anbindung genutzt werden?

Ja. In der Konfiguration des Sub-Workflows können Sie die Bonitätsprüfung von „SCHUFA-automatisch" auf „manuell" umstellen. Dann wird in „bonitaet_pruefen" ein Datei-Upload-Schritt eingeblendet, in dem Sie eine Bonitätsauskunft (etwa Bonify-Selbstauskunft, Boniversum-Auskunft) hochladen. Der Guard prüft dann das Vorhandensein einer Datei plus eine vom Verwalter zu setzende Ampel-Bewertung, nicht den SCHUFA-Score direkt.

Wie wird der Stichtag „Vertrag aktiv ab" gesetzt?

Im Zustand „qes_signiert" hinterlegt der Verwalter das gewünschte Aktivierungsdatum (typisch der 1. eines Folgemonats). Der Übergang „mietvertrag_aktiv" prüft dann zwei Bedingungen: Das Aktivierungsdatum muss heute oder in der Zukunft liegen, und es muss eine SEPA-Mandats-Vorlage versendet worden sein. Erst dann wird der Vertrag scharf geschaltet. Bei Aktivierung in der Zukunft bleibt der Workflow im Zustand „qes_signiert", die Engine triggert den finalen Übergang automatisch um Mitternacht des Stichtags.