Mieterwechsel mit Übergangsphase — drei Sub-Workflows zeitlich verzahnt orchestriert.

Der entscheidende Punkt ist die zeitliche Verzahnung. Bei zwei isolierten Mietverträgen geht regelmäßig schief, was im Mieterwechsel besonders teuer wird: Der alte Mieter zieht aus, niemand hat das Inserat geschaltet, die Wohnung steht 3 Wochen leer. Oder umgekehrt: Der neue Mieter steht mit Möbelwagen vor der Tür, der alte hat noch nicht ausgeräumt. Der Mieterwechsel-Workflow modelliert die Übergangsphase als eigenen Zustand und triggert die Sub-Workflows (Inserat, Wohnungsübergabe alt, Wohnungsübergabe neu, Kautions-Rückzahlung) zeitlich abgestimmt — keine Lücken, keine Überlappungen.

Sobald der neue Mietvertrag im QES-Modul (qualifizierte elektronische Signatur) zur Unterschrift bereitliegt und der Kündigungseingang des alten Mieters mit konkretem Auszugstermin erfasst ist. Das System prüft beide Bedingungen automatisch und wechselt nach „uebergangsphase_aktiv". Ab diesem Moment werden Sub-Workflows getriggert: Wohnungsübergabe alt zum Auszugsdatum, Wohnungsübergabe neu zum Einzugsdatum, Kautions-Rückzahlung als Folge der alten Übergabe.

Im Zustand „neuer_mieter_in_qes" gibt es ein Frist-Timer auf die Signatur. Wenn der Mieter nicht innerhalb von 7 Tagen unterschreibt, alarmiert das System den Verwalter — gleichzeitig läuft das Inserate-Modul weiter und meldet alternative Interessenten. Bricht der neue Mietvertrag final ab, fällt der Workflow zurück nach „alter_mieter_kuendigung_aktiv" und der Inserate-Workflow wird mit neuer Priorität reaktiviert. Die geleistete Vorbereitung (Wohnungsbesichtigung, Bonität) bleibt nutzbar für den nächsten Kandidaten.

Beide Übergaben sind eigenständige Sub-Workflows (jeweils 7 Zustände, siehe Wohnungsübergabe-Workflow), die parallel laufen aber zeitlich gestaffelt sind: Wohnungsübergabe alt zum Auszugsdatum (z. B. 30.04.), Wohnungsübergabe neu zum Einzugsdatum (z. B. 01.05.). Zwischen beiden Übergaben liegt typischerweise ein Tag für Schönheitsreparaturen oder Reinigung — der Mieterwechsel-Workflow erlaubt auch parallele Termine, falls keine Renovierung nötig ist. Mängel aus der alten Übergabe werden automatisch in Aufgaben überführt und müssen vor der neuen Übergabe behoben sein.

Gar nicht — beide Vorgänge sind rechtlich getrennt. Die Kaution des alten Mieters wird nach § 551 BGB innerhalb der Abrechnungsfrist (regelmäßig 3–6 Monate) zurückgezahlt, eventuell unter Abzug von Schadenspositionen aus der Wohnungsübergabe. Der neue Mieter zahlt seine Kaution gemäß Mietvertrag in das Treuhandkonto ein. Der Workflow stellt sicher, dass beide Vorgänge separat dokumentiert werden — eine Verrechnung wäre rechtlich angreifbar.

Im Zustand „uebergangsphase_aktiv" alarmiert das System 7 Tage vor dem geplanten Auszugsdatum, falls noch keine Wohnungsübergabe terminiert ist. Hält der alte Mieter den Termin nicht ein und zieht nicht aus, wechselt der Workflow nach Eingabe des Verwalters in „verzug_alter_mieter" — daraus läuft entweder eine Räumungsklage-Sub-Workflow oder eine Verlängerungs-Verhandlung. Der neue Mieter erhält automatisch einen Letter-Draft mit Verzögerungsbenachrichtigung und Schadensersatz-Vorbehalt nach § 280 BGB.