Der vollständige Zustandsraum
Sechs produktive Zustände — der Workflow modelliert die Freigabe-Verzweigung explizit, weil Ablehnung in der Praxis vorkommt und sauber dokumentiert werden muss. Zwei zentrale Guards sind technisch erzwungen: TAN korrekt eingegeben für pruefen, Begründung erfasst für ablehnen:
Der Übergang von freigegeben nach uebernommen ist technisch nicht parallelisierbar — die Engine setzt einen Datenbank-Lock auf den Mieter-Datensatz, schreibt die alte Version in die Historisierungstabelle und aktiviert die neue Version in einer einzigen Transaktion. Damit ist ausgeschlossen, dass ein paralleler SEPA-Lauf eine inkonsistente Zwischen-Version sieht.
Beispiel: Frau M. wechselt von Sparkasse zu DKB
Mieterin Frau M. wohnt seit 4 Jahren in der Lindenstraße 12 (Kaltmiete 980 €, SEPA-Lastschrift). Sie eröffnet ein Konto bei der DKB und möchte die Mietzahlungen künftig von dort abbuchen lassen. Im Mieterportal klickt sie auf „Bankverbindung ändern” und gibt die neue IBAN ein.
Der Ablauf vom Antrag bis zur ersten Buchung von der neuen IBAN:
Wichtig ist Schritt 3: Die TAN-Mail geht an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse — nicht an eine etwa parallel mitgeänderte neue. Wenn ein Betrüger Zugang zum Portal-Account hat und gleichzeitig IBAN und E-Mail ändern will, läuft die IBAN-Änderung mit TAN an die echte E-Mail-Adresse — der echte Mieter bekommt die Mail, erkennt die Manipulation und kann sofort eingreifen.
Technisch erzwungene Compliance
Der entscheidende Schutz liegt im Doppel-Opt-In-Pfad. Ein Verwalter, der einfach am Telefon eine neue IBAN entgegennimmt und im System einträgt, übernimmt die volle Haftung für eine eventuelle Fehlbuchung. Der ImmoGenio-Workflow erlaubt diesen Pfad nicht — eine Stammdatenänderung kann technisch nur über den Mieter-Selbstservice mit TAN-Bestätigung gestartet werden. Telefonisch gemeldete Änderungen werden vom Verwalter im Portal als „Mieter-Eintrag im Auftrag” gestartet, die TAN geht trotzdem an die hinterlegte Mieter-Mail — der Mieter behält die Kontrolle.
Der zweite Schutz ist der DSGVO-Audit-Trail. Bei jeder Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO darf der Mieter erfahren, welche seiner Daten wann geändert wurden. Klassische Hausverwaltungs-Software hat keinen historisierten Stammsatz — die Antwort lautet dann „aktueller Stand”. Bei ImmoGenio liest das Auskunfts-Modul direkt aus der Workflow-Historie und gibt einen vollständigen Verlauf aus: Datum, IP, alter Wert, neuer Wert, Akteur. Eine Aufsichtsbehörden-Prüfung läuft in unter 10 Minuten durch.