Ordnungsgemäße Buchführung in der WEG
Der WEG-Verwalter muss für die GdWE eine geordnete Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen. Gemeint ist damit keine doppelte Buchführung (Bilanzierung), sondern eine kassenmäßige Buchführung, bei der nur die tatsächlich geflossenen Zahlungen erfasst werden.
Grundprinzipien der WEG-Buchführung
- Kassenprinzip: Erfassung nach Zahlungseingang/-ausgang, nicht nach Rechnungsdatum.
- Trennung der Konten: Girokonto (laufende Kosten) und Rücklagenkonto (Erhaltungsrücklage) getrennt führen.
- Fremdgeldkonto: Das Geld der GdWE darf nicht mit Eigenmitteln des Verwalters vermischt werden.
- Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg (Rechnung, Kontoauszug) belegt sein.
- Transparenz: Jeder Eigentümer hat das Recht auf Einsicht in die Konten und Belege.
Das Fremdgeldkonto
Das Geld der GdWE darf der Verwalter nicht auf seinem eigenen Geschäftskonto verwahren. Vorgeschrieben sind offene Fremdgeldkonten, die auf den Namen der GdWE laufen:
- Girokonto der GdWE — für laufende Einnahmen (Hausgeld) und Ausgaben (Betriebskosten).
- Rücklagenkonto der GdWE — ausschließlich für die Erhaltungsrücklage, separat zu führen.
Prüfungsfalle: Vermischt der Verwalter eigene Mittel mit den Geldern der GdWE, liegt ein schwerer Pflichtverstoß vor — ein Grund für die sofortige Abberufung und für Schadensersatz. Das Fremdgeldkonto muss auf die GdWE und nicht auf den Verwalter lauten.
Mahnwesen und Hausgeldinkasso
Bleibt ein Wohnungseigentümer mit seinem Hausgeld im Rückstand, muss der Verwalter konsequent reagieren. Das Hausgeldinkasso gehört nach §27 WEG zu seinen Kernaufgaben.
- Fälligkeitskontrolle: Monatlich prüfen, ob alle Eigentümer das Hausgeld bezahlt haben.
- Zahlungserinnerung: Freundliche Erinnerung per Brief oder E-Mail.
- Erste Mahnung: Mit gesetzlichem Verzugszins (5 Prozentpunkte über Basiszinssatz, §288 BGB).
- Zweite Mahnung / letzte Fristsetzung: Androhung rechtlicher Schritte.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Beantragung eines Mahnbescheids beim Amtsgericht — ohne Anwaltszwang möglich.
- Vollstreckungsbescheid und Zwangsvollstreckung: Bei Nichtreaktion: Vollstreckungsbescheid, dann Lohnpfändung oder Kontopfändung.
Wichtig: Hausgeldausfälle muss der Verwalter aktiv nachverfolgen. Zögert er zu lange, kann ihm das als Pflichtverletzung angelastet werden. Die Kosten des Mahnverfahrens trägt der säumige Eigentümer.
Soll-Ist-Vergleich
Der Verwalter stellt regelmäßig die im Wirtschaftsplan veranschlagten Ausgaben (Soll) den tatsächlich entstandenen Ausgaben (Ist) gegenüber. Treten erhebliche Abweichungen auf, muss er die Eigentümerversammlung informieren und gegebenenfalls eine Sonderumlage beantragen.
Sonderumlage — Finanzierung außerplanmäßiger Kosten
Eine Sonderumlage (SU) ergänzt den Wirtschaftsplan, sobald die regulären Hausgeldzahlungen die anfallenden Kosten nicht decken. Rechtlich wird sie wie die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan behandelt.
Wann eine Sonderumlage zulässig ist
Es bedarf eines sachlichen Grundes — zum Beispiel:
- Die Ansätze im Wirtschaftsplan waren von Anfang an falsch kalkuliert.
- Der Wirtschaftsplan wurde durch neue Tatsachen überholt.
- Teile des Wirtschaftsplans sind nicht durchführbar.
- Eine Liquiditätslücke ist entstanden (LG München I, 24.10.2011).
- Unvorhergesehene Reparaturen oder Notfallmaßnahmen.
Häufige Prüfungsfallen zur Sonderumlage
| Falsche Aussage (Prüfungsfalle) | Richtige Aussage |
|---|---|
| „Die Erhaltungsrücklage muss erst aufgebraucht werden" | Nicht nötig — die SU lässt sich auch neben einer bestehenden Rücklage beschließen. |
| „SU erfordert qualifizierte Mehrheit" | Die einfache Stimmenmehrheit reicht aus. |
| „SU nur für unvorhergesehene Maßnahmen" | Eine SU ist ebenso für vorhersehbare Maßnahmen zulässig. |
| „SU auf Vorrat beschließen" | Unzulässig — ohne konkreten Bedarf fehlt der sachliche Grund. |
Prüfungshinweis: Ein unzutreffender Kostenverteilerschlüssel bei der Sonderumlage führt zur Anfechtbarkeit des Beschlusses (§44 WEG, 1-Monats-Frist) — nicht zur Nichtigkeit. Beachten Sie außerdem: Eine Finanzierung allein über Sonderumlagen ist nicht erlaubt (§28 WEG verlangt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan).
Finanzierungsinstrumente der WEG im Überblick
| Instrument | Beschlussmehrheit | Besonderheit |
|---|---|---|
| Wirtschaftsplan | Einfache Mehrheit | Jedes Jahr zwingend (§28 WEG) |
| Sonderumlage | Einfache Mehrheit | Setzt einen sachlichen Grund voraus, nicht auf Vorrat |
| Erhaltungsrücklage | Einfache Mehrheit | Zweckgebunden, separat zu führen |
| WEG-Darlehen | Einfache Mehrheit | Alle Eigentümer haften anteilig |
Zusammenfassung: Kaufmännische Kernpflichten
- Geordnete Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach dem Kassenprinzip mit lückenloser Belegpflicht.
- Offene Fremdgeldkonten auf den Namen der GdWE — Giro- und Rücklagenkonto strikt getrennt.
- Konsequentes Hausgeldinkasso mit Fälligkeitskontrolle, Mahnwesen und gerichtlicher Durchsetzung.
- Soll-Ist-Vergleich und rechtzeitige Sonderumlage bei Liquiditätslücken.
Wie geht es weiter?
- Wirtschaftsplan & Jahresabrechnung → §28 WEG, Umlageschlüssel, Rechenbeispiele
- Hausgeldabrechnung → Aufbau, Fristen, häufige Fehler
- Aufgaben des WEG-Verwalters → Befugnisse nach §27 WEG
- Alle 4 Prüfungsbereiche → DIHK-Rahmenplan und Lernstrategie