Verwaltervertrag (Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung)
Vertragsparteien
Auftraggeber / Eigentümer
Name des Eigentümers Anschrift des Eigentümers
Auftragnehmer / Verwalter
Firmierung der Verwaltung Anschrift der Verwaltung Erlaubnis nach § 34c GewO: Erlaubnis nach § 34c GewO
§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Der Eigentümer beauftragt den Verwalter mit der kaufmännischen und technischen Verwaltung der nachfolgenden Mieteinheiten als Geschäftsbesorgungsvertrag (§§ 675, 611 BGB):
- Adresse: Anschrift des Objekts
- Anzahl Einheiten: Zahl der Einheiten
- ☐ Mietverwaltung gesamten Objekts (alleiniger Eigentümer)
- ☐ Sondereigentumsverwaltung (vermietete Eigentumswohnung in WEG)
(2) Der Verwalter handelt als Vertreter im Außenverhältnis namens und für Rechnung des Eigentümers im Rahmen der ihm erteilten Vollmacht.
§ 2 Aufgabenkatalog
2.1 Kaufmännische Verwaltung
- Abschluss, Änderung und Beendigung von Mietverträgen nach Abstimmung mit dem Eigentümer
- Mieter-Auswahl, Bonitätsprüfung, Selbstauskunft, SCHUFA-Auskunft (mit Einwilligung)
- Mieteinzug über ein vom Eigentümer-Vermögen getrenntes Treuhandkonto (offene Treuhand)
- Außergerichtliches Mahnwesen, Verzugszins-Berechnung
- Beauftragung Inkasso/Anwalt nach Rücksprache mit dem Eigentümer
- Nebenkostenabrechnung jährlich (§ 556 Abs. 3 BGB), Anpassung der Vorauszahlungen (§ 560 BGB)
- Kautionsverwaltung auf separatem Treuhand-Konto (§ 551 BGB)
- Mieterhöhungsverfahren (Vergleichsmiete § 558 BGB, Modernisierung § 559 BGB, Index/Staffel)
- Buchführung, monatliche Eigentümer-Abrechnung mit Kontoauszug
- Jahresabrechnung und Steuer-Aufbereitung (Anlage V) für den Eigentümer
2.2 Technische Verwaltung
- Sicht- und Funktionskontrolle der Einheiten und Gemeinschaftsflächen mindestens einmal jährlich
- Beauftragung von Reparaturen bis zu Nur wenn angegeben: Eilbeauftragungs-Grenze (netto, pro Einzelfall) Eilbeauftragungs-Grenze (netto, pro Einzelfall)Sonst 500 € netto im Einzelfall ohne Rückfrage; darüber hinaus nach Eigentümerentscheidung; bei akuter Gefahr (Wasserschaden, Heizungsausfall) Eilkompetenz unbeschränkt
- Einholung von Vergleichsangeboten ab 2.000 € netto
- Wohnungsübergaben und -abnahmen mit Protokoll (Anlage 2)
- Versicherungsschadensabwicklung (Wohngebäude, Haftpflicht, Hausrat des Eigentümers)
- Koordination Hausmeister, Reinigung, Winterdienst
2.3 Rechtliche Vertretung
- Korrespondenz mit Mietern, Behörden, Handwerkern, Versorgern
- Erteilung und Widerruf von Hausverboten
- Vertretung bei Mediation und vorgerichtlichen Streitigkeiten
- Beauftragung anwaltlicher Vertretung in Räumungsklagen, Mietminderungs- und Schadensersatzverfahren nach Rücksprache
§ 3 Vollmacht
(1) Der Eigentümer erteilt dem Verwalter Vollmacht zur Wahrnehmung der vorgenannten Aufgaben und zur Vertretung im Außenverhältnis. Die Vollmacht ist als Anlage 1 beigefügt.
(2) Von der Vollmacht ausgenommen sind:
- Verkauf der Immobilie oder einer Einheit
- Begründung dinglicher Rechte (Grundpfandrechte, Dienstbarkeiten, Vorkaufsrechte)
- Mieterhöhungsverlangen über § 558 BGB hinaus ohne Rücksprache
- Investitionen über 5.000 € netto im Einzelfall (Modernisierung, Sanierung)
- Aufnahme von Darlehen
- Abschluss langfristiger Verträge (> 24 Monate Laufzeit)
§ 4 Vergütung
(1) Der Verwalter erhält eine Grundvergütung von Grundvergütung pro Einheit & Monat (netto) € netto pro Einheit und Monat, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
(2) Mit der Grundvergütung sind die laufenden Tätigkeiten gemäß § 2.1 und § 2.2 abgegolten.
(3) Vergütungsübersicht. Die vereinbarten Leistungen und ihre Vergütung ergeben sich aus der folgenden Aufstellung. Sondervergütungen sind ausdrücklich vereinbart und fallen nur an, wenn die jeweilige Leistung tatsächlich erbracht wird; sie sind mit der Grundvergütung nicht abgegolten.
Vergütungsübersicht (Tabelle)
(4) Anpassung: Die Grundvergütung passt sich jährlich entsprechend der Veränderung des Verbraucherpreisindex (VPI) an, sofern dieser sich um mindestens 3 % gegenüber dem Basisstand verändert hat.
(5) Auszahlung erfolgt monatlich durch Einbehalt vom Treuhandkonto, gegen ordnungsgemäße Rechnung.
§ 5 Treuhandkonto
(1) Der Verwalter führt ein Treuhandkonto (offene Treuhand, „Konto Verwalter für Eigentümer ...") getrennt vom eigenen Vermögen und vom Vermögen anderer verwalteter Objekte.
(2) Das Konto wird ausschließlich für Mieteinnahmen und -ausgaben dieses Eigentümers verwendet.
(3) Eine Aufstellung der Kontobewegungen (Saldo) wird monatlich an den Eigentümer übermittelt; Buchungsbelege auf Anforderung.
(4) Bankverbindung des Eigentümers für Auszahlungen: IBAN: IBAN (Eigentümer)
§ 6 Vertragsdauer und Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt am Vertragsbeginn und läuft auf unbestimmte Zeit.
(2) Er kann von beiden Seiten mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende schriftlich gekündigt werden.
(3) Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB analog) bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind insbesondere:
- nachhaltige Schlechtleistung oder Vertrauensverlust
- Insolvenz einer Partei
- nicht behobene Pflichtverletzungen (z. B. fehlende Abrechnung)
- gravierende Differenzen über die Verwaltungspolitik
§ 7 Versicherung
Der Verwalter unterhält eine Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung mit Deckungssumme von mindestens 500.000 € je Schadensfall. Der Nachweis wird auf Verlangen vorgelegt.
§ 8 Datenschutz
(1) Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten der Mieter und des Eigentümers im Rahmen der Vertragsdurchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
(2) Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung im Sinne von Art. 28 DSGVO wird zwischen Eigentümer und Verwalter abgeschlossen, soweit der Verwalter weisungsabhängige Datenverarbeitung im Auftrag des Eigentümers vornimmt. Im Übrigen handelt der Verwalter als gemeinsam Verantwortlicher (Art. 26 DSGVO) bzw. eigenständig Verantwortlicher.
§ 9 Übergabe bei Vertragsende
(1) Bei Beendigung des Vertrags hat der Verwalter unverzüglich, spätestens innerhalb von vier Wochen:
- sämtliche Unterlagen, Akten, Schlüssel, Verträge an den Eigentümer oder dessen Nachfolger zu übergeben
- das Treuhandkonto ordnungsgemäß abzurechnen und den Saldo unverzüglich auszuzahlen
- eine Schlussabrechnung zu erstellen
- offene Forderungen und Mietkautionen zu übergeben
(2) Versäumnisse berechtigen den Eigentümer zu Schadensersatz.
§ 10 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
(3) Gerichtsstand: Belegenheitsort des Objekts.
(4) Es gilt deutsches Recht.
Anlagen
- Anlage 1: Vollmacht
- Anlage 2: Übergabeprotokoll-Vorlage
- Anlage 3: Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DSGVO)
- Anlage 4: Versicherungsnachweis Vermögensschadenshaftpflicht
- Anlage 5: Sondervergütungs-Preisliste
- Anlage 6: Erlaubnis nach § 34c GewO (Kopie)