Warum private Handy-Nummern in der Hausverwaltung zum Problem werden
Es beginnt harmlos: ein Mieter schreibt dem Verwalter auf WhatsApp wegen eines Tropfens aus dem Wasserhahn. Der Verwalter antwortet vom privaten Handy. Bald kennt die halbe Wohnanlage die private Nummer — und Nachrichten kommen um 22 Uhr, am Wochenende, im Urlaub. Verlässt der Verwalter das Unternehmen, ist der gesamte Kommunikationsverlauf auf dem Privatgerät verloren. Aus DSGVO-Sicht ist das eine Datenpanne: personenbezogene Mieter-Daten auf einem privaten Endgerät ohne Auftragsdatenverarbeitung. ImmoGenio löst das durch die Integration der Meta Cloud API und Twilio — alle Nachrichten laufen über eine verifizierte Unternehmensnummer, alle Verläufe sind im Portal gespeichert und revisionssicher.
WhatsApp Business vs. Twilio SMS: wann welcher Kanal
WhatsApp eignet sich für informelle, schnelle Kommunikation: Terminankündigungen, kurzfristige Handwerker-Begleitungen, Erinnerungen an ausstehende Dokumente. Die Öffnungsrate liegt bei über 90 % innerhalb von Minuten. SMS ist der Fallback-Kanal für Mieter, die kein WhatsApp nutzen oder nutzen wollen — und für automatisierte Systemnachrichten (Einzugsankündigungen, Termin-Erinnerungen), bei denen eine gesicherte Zustellbarkeit wichtiger ist als Konversationsfähigkeit. ImmoGenio wählt den Kanal anhand der hinterlegten Mieter-Präferenz automatisch — ohne manuelle Entscheidung je Nachricht.
DSGVO-Compliance: Opt-out und Datenminimierung
Messaging ohne Einwilligung ist nach DSGVO und UWG eine Ordnungswidrigkeit. ImmoGenio stellt für die Erstansprache per WhatsApp und SMS Einwilligungsvorlagen bereit, die Zeitpunkt und Inhalt der Zustimmung dokumentieren. Widerruft ein Mieter per STOP-Nachricht, blockiert ImmoGenio ausgehende Nachrichten sofort und hält den Opt-out-Zeitstempel im Audit-Log fest. Gespeicherte Nachrichten unterliegen einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist — nach Ablauf werden sie automatisch gelöscht, um das Prinzip der Datenminimierung zu erfüllen.