Warum DATEV-Schnittstellenformat 7.0 — und nicht eine simple CSV?
Eine selbstgebaute CSV mit Datum, Betrag und Konto liest sich auf den ersten Blick wie ein DATEV-Export — ist es aber nicht. Das DATEV-Schnittstellenformat 7.0 spezifiziert nicht nur die Spalten, sondern auch die Reihenfolge, das Encoding (Windows-1252), die Datums- und Betragsformate (mit deutschem Tausendertrennzeichen, ohne Dezimaltrennzeichen-Verwechslung), den Header (Mandantennummer, Beraternummer, Buchungs-Stamp) und über 30 fakultative Felder für USt-Schlüssel, Kostenstellen, Belegtyp, Skonto-Daten und vieles mehr.
ImmoGenio implementiert das Format vollständig konform — der Steuerberater kann die CSV ohne Anpassungen direkt in DATEV einlesen. Bei selbstgebauten CSVs muss der Steuerberater regelmäßig nachbessern: Header anpassen, Sonderzeichen ersetzen, Belegtyp manuell setzen. Diese Nachbesserung kostet pro Monat eine Stunde — und führt zu Inkonsistenzen, wenn der Steuerberater ein Feld anders deutet als gemeint.
Belege Online: das Ende des PDF-Mailings
Klassisch laufen die Original-Belege parallel zum Buchungs-Export: Der Verwalter scannt Eingangsrechnungen oder leitet PDFs per E-Mail an den Steuerberater weiter. Beim Steuerberater landet alles in einem „Belege"-Ordner — Zuordnung zur Buchung erfolgt manuell anhand des Belegdatums oder per Belegnummer. Diese Doppelarbeit kostet pro 100 Belege/Monat etwa 4 Stunden Steuerberater-Zeit, die auf das Honorar umgelegt werden.
Mit dem DATEV-Format „Belege Online" werden die PDFs als Anhang mit der Buchung übergeben — die Verknüpfung läuft über das Belegfeld 1, das die ImmoGenio-Beleg-ID enthält. Der Steuerberater öffnet in DATEV das Buchungsblatt, klickt auf den Beleg-Icon, sieht die Original-Rechnung. Keine E-Mail-Mailings, keine doppelte Ablage, keine Verwechslungen. Voraussetzung: Der Steuerberater nutzt DATEV mit Belege-Online-Lizenz — was bei modernen Kanzleien Standard ist.
Konsistenz zwischen Verwalter und Steuerberater
Die größte Quelle für Streit zwischen Verwalter und Steuerberater sind nachträglich geänderte Buchungen: Der Verwalter ändert nach dem Export ein Konto oder einen Betrag, der Steuerberater hat aber bereits gebucht. Wer hat recht? Welche Version gilt für die Steuererklärung? ImmoGenio löst das Problem deterministisch: Bereits exportierte Buchungen erhalten einen Export-Stempel und können nicht mehr stillschweigend geändert werden. Korrekturen erfolgen über eine Storno-Buchung mit Verweis auf die Original-Beleg-ID — diese Storno-Buchung erscheint im nächsten Export ebenfalls, der Steuerberater sieht die vollständige Korrektur-Historie.
Im DATEV-Format wird die Storno-Buchung mit dem Storno-Kennzeichen ausgewiesen — der Steuerberater erkennt sofort, dass es sich um eine Korrektur handelt, und nicht um eine zusätzliche Buchung. Die Buchhaltung bleibt damit in beiden Systemen identisch und revisionssicher — eine zentrale Anforderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).