Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931 mit ihren Implementierungen XRechnung (CIUS) und ZUGFeRD/Factur-X. Eine PDF-Rechnung ohne eingebettetes strukturiertes XML ist keine E-Rechnung im Rechtssinne — auch wenn sie elektronisch versendet wird. Eingescannte Papier-Rechnungen sind ebenfalls keine E-Rechnungen.
ImmoGenio erkennt den Unterschied automatisch: Beim Datei-Eingang wird geprüft, ob ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML vorliegt (ZUGFeRD) oder eine reine XML-Datei (XRechnung). Andernfalls läuft die Rechnung durch die klassische OCR-Pipeline mit automatischer Feld-Extraktion. So sind beide Welten — strukturierte E-Rechnungen und herkömmliche PDF/Foto-Belege — in einem System abgebildet.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Use-Cases im Vergleich
XRechnung ist Pflichtformat für Rechnungen an die öffentliche Hand seit 2020 — also relevant für Verwaltungen mit kommunalen WEG-Mandaten oder Verträgen mit der öffentlichen Hand. Es ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil; der Empfänger benötigt Software, die XML rendern kann. Im B2B-Bereich ist XRechnung selten anzutreffen, weil viele Empfänger mit reinem XML wenig anfangen können.
ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 mit eingebettetem XML — der Empfänger sieht die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF, kann sie aber auch automatisch verarbeiten. Im B2B ist ZUGFeRD der dominante Standard. ImmoGenio empfiehlt für die eigene Rechnungsausstellung deshalb ZUGFeRD: Sie sind konform mit der E-Rechnungs-Pflicht, gleichzeitig bleibt die Rechnung für jeden Empfänger lesbar — auch für solche, die noch keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.
Übergangsfristen und Ausstellungs-Pflicht
Die Pflicht zum E-Rechnungs-Empfang gilt seit 1. Januar 2025 — alle Unternehmen müssen E-Rechnungen verarbeiten können. Die Pflicht zur E-Rechnungs-Ausstellung ist gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bis dahin dürfen Sie weiter Papier- oder Standard-PDF-Rechnungen ausstellen — Empfänger müssen aber zustimmen.
ImmoGenio markiert in der Buchhaltung automatisch, ob eine Eingangsrechnung E-Rechnungs-konform ist. So sehen Sie in der Übergangsphase, welche Lieferanten bereits umgestellt haben und welche nachziehen müssen. Bei der eigenen Rechnungsausstellung können Sie das Format pro Empfänger konfigurieren — Privat-Eigentümer erhalten weiterhin Standard-PDF, gewerbliche WEG-Mandate erhalten ZUGFeRD.