Compliance-Anforderungen, die alle Hausverwaltungen treffen
Hausverwaltung ist ein dokumenten-intensiver Beruf — und einer mit besonders vielfältigen Aufbewahrungspflichten. Anders als bei einem normalen Gewerbebetrieb, der primär unter HGB und AO zu archivieren hat, kommen bei Verwaltungen WEG-spezifische Pflichten (§ 18 WEG für Beschluss-Sammlung), BGB-spezifische Pflichten (§ 199 für Verjährungsfristen) und sicherheitsrechtliche Pflichten (BetrSichV für technische Anlagen, insbesondere Aufzüge) hinzu. Wer als Verwalter eine Außenprüfung des Finanzamts oder eine WEG-Beirats-Prüfung übersteht, muss alle relevanten Dokumente vollständig vorlegen können.
ImmoGenio implementiert die 11 wichtigsten Retention-Policies als vordefinierte Konfigurationen — beim Upload eines Dokuments wird automatisch geprüft, welche Policy zutrifft. Eine Heizöl-Rechnung läuft unter HGB § 257 (10 Jahre), ein ETV-Beschluss unter WEG § 18 (dauerhaft), eine Wartungsdokumentation eines Aufzugs unter BetrSichV (Lebensdauer der Anlage). Dieses automatische Routing nimmt dem Verwalter die Klassifikations-Last ab — und vermeidet, dass kritische Dokumente zu früh gelöscht werden.
Der monatliche Aufbewahrungs-Workflow
Klassisch wird einmal pro Jahr „aufgeräumt" — der Admin schaut, was gelöscht werden kann, und entfernt manuell die abgelaufenen Dokumente. Das ist fehleranfällig: Aufbewahrungsfristen werden falsch gerechnet (Beginn ist meist das Jahresende, nicht das Erstellungsdatum), Sonderfälle wie laufende Streitigkeiten werden übersehen, der Admin hat in der Pflege keine Übersicht. ImmoGenio implementiert deshalb einen monatlichen Cron-Workflow.
Jeden Monatsersten scannt das System alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist innerhalb der nächsten 90 Tage abläuft. Pro Dokumenten-Gruppe (z. B. „Belege Wirtschaftsjahr 2014") wird ein Lösch-Vorschlag angelegt. Der Admin sieht im Cockpit alle Vorschläge nach Retention-Policy gruppiert — er kann pro Gruppe oder pro Einzeldokument bestätigen oder ablehnen. Bei Bestätigung erfolgt das kaskadierte Löschen: Die Datenbank-Einträge werden anonymisiert oder entfernt, die Datei im MinIO-Storage wird gelöscht, der Lösch-Vorgang wird im Audit-Trail mit Datum, Akteur und Begründung dokumentiert.
Legal Hold: wenn Dokumente länger gebraucht werden
Bei einem laufenden Rechtsstreit oder einer steuerlichen Außenprüfung können Dokumente über die normale Aufbewahrungsfrist hinaus benötigt werden. Klassisch wird der Verwalter dann manuell den Lösch-Workflow „pausieren" — was fehleranfällig ist, weil Dokumente in unterschiedlichen Quell-Tabellen liegen und vergessen werden können. ImmoGenio bietet einen Legal Hold als zentrales Konzept: Pro Dokumenten-Gruppe oder einzelnem Dokument kann der Admin einen Hold setzen mit Verweis auf das Aktenzeichen oder die Verfügung. Diese Dokumente sind dann automatisch von der Lösch-Workflow ausgenommen — auch wenn die normale Frist abläuft.
Nach Erledigung des Streits wird der Hold aufgehoben — das Dokument läuft beim nächsten Cron-Scan in den normalen Lösch-Workflow. Der gesamte Hold-Lifecycle (gesetzt am, von wem, mit welcher Begründung; aufgehoben am, mit welcher Begründung) wird im Audit-Trail dokumentiert. Im Streitfall mit dem Finanzamt oder einem Gericht haben Sie damit den vollständigen Nachweis über die Dokumenten-Pflege.